Contracts in Microsoft Dynamics CRM 2015

Discussion in 'Dynamics CRM' started by Hân, Dec 29, 2014.

  1. Hân

    Hân Member

    Contracts (Hợp đồng) có thể được thêm vào một case bởi vì chúng có thể bao gồm các định nghĩa về một mức hỗ trợ hay dịch vụ cụ thể. Một khách hàng có thể có một số lượng giờ hỗ trợ nhất định hoặc có thể đuợc giới hạn trong một số số lượng case cụ thể. Có ba yếu tố chính của Contract trong Microsoft Dynamics CRM: Contract Templates, ContractsContract Lines. Chúng ta sẽ tìm hiểu từng yếu tố chính đó trong bài viết này.

    Contract Templates

    Contract Templates là thiết lập đầu tiên bạn cần tạo và chọn nó trước khi bạn tạo một Contract. Để biết cách tạo một Contract Template bài có thể thêm khảo bài viết hướng dẫn sau :
    Contract

    1. Login vào giao diện Contract Form
    • Login vào Microsoft Dynamics CRM của bạn > Menu > SERVICE > CONTRACTS
    Microsoft Dynamic CRM - Contracs - 01.png
    • Hiển thị Contracts Form chứa danh sách các contract hiện đang có của bạn.
    Microsoft Dynamic CRM - Contracs - 02.png

    2. Tạo mới một hợp đồng (contract)
    • Click nút +New để tạo mới một Contract > hiện thị hộp thoại "Select Template"
    Microsoft Dynamic CRM - Contracs - 03.png
    • Chọn Contract Template mà bạn muốn tạo cho Contract này > Click nút Select để xác nhận chọn
    > Ví dụ : Contract Gold - Template Contract for Gold (template này bạn vừa tạo ở mục Contract Templates phía trên)​
    • Hiển thị màn hình trang New Contract Form
    Microsoft Dynamic CRM - Contracs - 04.png

    • Bạn cần điền đầy đủ tất cả các field thông tin cần để áp dụng cho contract.
    + Contract Name - Tên của hợp đồng mà bạn muốn đang tạo. Bạn nên đặt tên mà bạn dễ dàng phân biệt giữa các hợp đồng khác.

    + Customer - Bạn tùy chọn khách hàng của hợp đồng này. Đây là lookup field, hiển thị danh sách các khách hàng có trong Microsoft Dynamics CRM của bạn. Danh sách này chứa cả Contact và Account.

    + Contract Start Date - Ngày bắt đầu tính hợp đồng.

    + Contract End Date - Ngày kết thúc hợp đồng

    + Duration In Days - Khoảng thời gian trong ngày. Field này CRM sẽ tự tính khi bạn chọn ngày bắt đầu và ngày kết thúc

    + Discount (Amount / Percentage) - Chọn loại chiết khấu tính theo số lượng hay là phần trăm.

    + Service Level (Gold / Silver / Bronze) - Chọn mức độ dịch vụ

    Microsoft Dynamic CRM - Contracs - 06.png

    + Billing Information - Thông tin thanh toán sẽ load theo contract template mà bạn chọn hoặc sẽ load theo các thông tin bạn vừa chọn cho contract đang tạo.

    Microsoft Dynamic CRM - Contracs - 07.png
    • Sau khi bạn điền đầy đủ thông tin > Bạn click nút Save / Save & Close để xác nhận tạo mới Contract
    Microsoft Dynamic CRM - Contracs - 05.png

    ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
    upload_2014-12-29_15-57-56.png Lưu ý:
    • Contract ID là field chỉ đọc (read-only) và tự động điền sau khi hợp đồng được lưu mà bạn không cần phải tạo.
    • Hợp đồng sẽ được kích hoạt khi nó được lập hoá đơn (invoiced) và đến ngày bắt đầu.
    • Bạn chỉ có thể chỉnh sửa một bản hợp đồng nháp (draft) đang tồn tại, nhưng không thể làm điều đó khi invoiced, active, expired, canceled, or on hold contracts.
    • Những ngày và giờ mặc định của dịch vụ được xác định trong mẫu hợp đồng (contract template). Để thay đổi ngày và giờ của dịch vụ, bạn mở các hợp đồng và trên thanh lệnh, nhấn hoặc bấm vào nút Set Calendar.
    ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

    Contract Status

    Contracts có thể có nhiều trạng thái khác nhau :

    1. Draft. Đây là trạng thái đầu tiên mà contract được giao sau khi nó được tạo. Khách hàng có thể được chỉnh sửa nhưng điều đó không liên quan đến các case.​

    2. Invoiced. Trạng thái của contract thay đổi từ draft sang invoiced có nghĩa là hợp đồng đã được thỏa thuận bởi cả hai tổ chức. Một invoiced contract không có thể được chỉnh sửa hoặc xóa.​

    3. Active. Một invoiced contract sẽ tự động chuyển trạng thái kích hoạt (active) một khi ngày bắt đầu của contract đến. Một hợp đồng hoạt động không thể được chỉnh sửa hoặc xóa.​

    4. On Hold. Đây là trạng thái được sử dụng khi bạn cần tạm dừng một active contract. Một contract với trạng thái On hold thì không thể chỉnh sửa, hủy bỏ , xóa hay kết nối với một case được.​

    5. Canceled. Bạn có thể thay đổi trang thái active contract sang canceled. Khi contract được hủy bỏ (canceled) bạn không thể kết nối đến case, tuy nhiên bạn vẫn có thể là mới nó (renewed)​

    6. Expired. Một active contract sẽ tự động chuyển sang hết hạn (expired) khi contract qua ngày hết hạn. Bạn có thể làm mới lại (renew) một expired contracts.
     
  2. Loading...


  3. Hân

    Hân Member

    Contract Lines

    Sử dụng contract lines để xác định ngày cụ thể, các sản phẩm bảo hiểm, và tính xem có bao nhiêu case hoặc tổng số phút được phân bổ hỗ trợ được cung cấp. Bạn có thể xác định một số contract lines cho mỗi hợp đồng. Ví dụ, một dòng cho các bộ phận và một dòng khác cho bảo trì.

    1. Load vào Contract Line :
    • Trong Contract Record, tại khung Contract Lines, bạn click hay bấm vào nút + ở góc tại vị trí như hình sau :
    Microsoft Dynamic CRM - Contracs - 08.png
    • Trong Contract Record, thanh Nav Bar > Click vào dấu mũi tên tại contract name
    > Click chọn "CONTRACT LINES"
    Microsoft Dynamic CRM - Contracs - 09.png
    > Hiển thị màn hình Related Contract Lines > Click vào nút "Add New Contract Lines"
    Microsoft Dynamic CRM - Contracs - 10.png

    2. Hiển thị trang "New Contract Lines"
    Microsoft Dynamic CRM - Contracs - 11.png

    3. Điền đầy đủ thông tin với các field bắt buộc sau :
    • Title - Tên của contract line mà đang tạo (Bạn nên đặt tên dễ phân biệt với các Contract lines khác).
    • Product (lookup field) - Hiển thị danh sách tất cả các sản phẩm hiện đang có trong Microsoft Dynamics CRM của bạn đang có > tùy chọn sản phẩm mà bạn cần thêm vào trong hợp đồng.
    • Start Date - Bạn chọn ngày bắt đầu cho contract line này.
    • End Date - Bạn chọn ngày kết thúc cho contract line này.
    • Quantity - Số lượng của sản phẩm
    • Total Price - Tổng tiền của contract line này.
    • Discount - Chiết khấu cho Contract Lines mà bạn đang tạo
    Microsoft Dynamic CRM - Contracs - 12.png

    4. Để tạo mới Contract mà bạn vừa điền thông tin > Bạn click nút Save / Save & Close

    Đến đây là bạn đã hoàn tất việc tạo mới một Contract theo ý muốn của mình trong Microsoft Dynamics CRM. Bạn có thể tham khảo thêm các tính năng khác trong ms dynamics crm qua các bài viết sau :
     
    Last edited: Jan 5, 2015

Share This Page