Create a customer service schedule and define the work hours

Discussion in 'Dynamics CRM' started by Hân, Dec 26, 2014.

  1. Hân

    Hân Member

    Để xác định khi nào đội ngũ dịch vụ hoặc hỗ trợ của bạn có sẵn dành cho cung cấp hỗ trợ đến khách hàng, tạo ra một Customer Service Schedule (lịch trình dịch vụ kháchhàng) trong Microsoft Dynamics CRM. Một lịch trình dịch vụ khách hàng xác định giờ làm việc mỗi ngày trong một tuần và cũng xác định các hàng tuần nghỉ. Microsoft Dynamics CRM sử dụng các chi tiết để theo dõi thời gian của thỏa thuận cấp độ dịch vụ.

    Đối với việc theo dõi SLA time, chắc chắn rằng bạn thêm một lịch trình kỳ nghỉ vào lịch trình dịch vụ khách hàng, và kết hợp với thời gian phục vụ khách hàng này đến SLA record.

    upload_2014-12-26_10-37-45.png Lưu ý:

    • Đối với các tổ chức Microsoft Dynamics CRM Online, tính năng này có sẵn nếu bạn đã áp dụng bản cập nhật sản phẩm cho CRM Online Spring'14, hoặc nếu bạn đã cài đặt CRM Online 2015 Update.

    • Đối với tổ chức sử dụng on-premises CRM, tính năng này có sẵn nếu bạn đã cài đặt CRM 2013 Service Pack 1, hoặc nếu bạn đã được cập nhật để CRM 2015.

    Tạo mới một customer service schedule

    1. Kiểm tra quyền của bạn - Hãy chắc chắn rằng bạn có quyền của Customer Service Manager, System Administrator, or System Customizer security role hoặc quyền tương đương.

    2. Login vào CRM của bạn > Menu > Settings > Service Management

    Microsoft Dynamics CRM - customer service schedule - 02.png

    3. Tại Service Terms > Click chọn mục "Customer Service Schedule" > trang hiển thị trang chứa danh sách tất cả các Customer Service Schedule hiện đang có trong CRM của bạn.

    Microsoft Dynamics CRM - customer service schedule - 03.png

    4. Click nút +New để tạo mới một Customer Service Schedule > Hiển thị hộp thoại > Click nút Create để tạo.
    • Name : Tên bạn đặt cho lịch trình (phân biệt với các lịch trình khác).
    • Description : Những thông tin giới thiệu, mô tả của lịch trình bạn đang làm.
    Microsoft Dynamics CRM - customer service schedule - 04.png

    5. Hiển thị màn hình cửa sổ "Weekly Schedule" như hình sau:

    Microsoft Dynamics CRM - customer service schedule - 05.png

    6. Thiết lập có thông số và thời gian bạn muốn, bao gồm các mục sau
    • Set the recurring weekly schedule: phần này dùng để thiết lập lịch trình định kỳ hàng tuần.
    + Work Hours: Nếu bạn chọn tùy chọn
    - Are the same each day: Thiết lập thời gian làm việc giống nhau cho mỗi ngày
    (1) Để thiết lập thời gian cho mỗi ngày bạn click vào chữ "Set Work Hours" > hiển thị hộp thoại (2)

    Bạn có thể đặt thời gian với các khoảng thời gian ngắt giữa > Bằng cách click vào nút Add Break (3)

    Microsoft Dynamics CRM - customer service schedule - 06.png


    Sau khi thiết lập xong các mốc thời gian làm việc và các thời gian nghỉ bạn mong muốn.

    > Bạn click nút OK để xác nhận tạo những thông tin đó cho Schedule của bạn đang tạo.

    Microsoft Dynamics CRM - customer service schedule - 07.png
    - Vary by day:

    Thiết lập thời gian làm việc cho từng ngày (mốc giờ làm sẽ khác nhau theo từng ngày).

    Để đặt thời gian cho từng ngày > bạn tiết lập chi tiết ờ phần Work Day phía dưới.
    - 24 x 7 support: Hỗ trợ khách hàng 24 giờ trên ngày và tất cả các ngày trong tuần.

    + Work Days: Thiết lập ngày làm việc. Work days sẽ hiện thị phụ thuộc vào tùy chọn ở mục Work hours.
    - Với tùy chọn "Are the same each day": Tùy chọn Ngày mà bạn làm

    Microsoft Dynamics CRM - customer service schedule - 08.png

    - Với tùy chọn "Vary by day": Chọn ngày và đặt thời gian cho từng ngày

    Microsoft Dynamics CRM - customer service schedule - 09.png

    - Với tùy chọn "24 x 7 support": mặc định tất cả thời gian trong cả tuần.

    + Holiday Schedule (Observe/Do not observe) : Tùy chọn xác định lịch trình nghỉ lễ của bạn.

    - Nếu bạn Observe thì hệ thống sẽ tính thời gian của các kỳ nghỉ lễ dựa vào kỳ nghỉ lễ mà bạn chọn tại lookup field phía dưới.


    Microsoft Dynamics CRM - customer service schedule - 10.png
     
    Last edited: Dec 26, 2014
  2. Loading...


  3. Hân

    Hân Member

    • Select the time zone: Chọn múi giờ mà bạn muốn tính cho thời gian làm làm việc
    Microsoft Dynamics CRM - customer service schedule - 11.png
    Sau khi bạn đã thiết lập đầy đủ thời gian và ngày làm việc, bạn click nút Save/Save and Close để lưu lại những thiết lập bạn vừa tạo.


    Thiết lập giờ làm việc cho schedule


    - Khi bạn thiết lập thời gian cho Customer Service Schedule, tại mục Work Hours > Bạn click vào chữ "Set Work Hours"

    - Hiển thị Form "Set Work Hours"

    Microsoft Dynamics CRM - customer service schedule - 12.png

    • Type : Loại thời gian (Work Hours - giờ làm việc , Break - thời gian nghỉ )
    • Start : Thời gian bắt đầu tính giờ làm việc. Hiển thị danh sách các giờ > Chọn giờ mà bạn muốn
    • End : Thời gian kết thúc giờ làm việc.
    • Add Break : Tạo các khoảng thời gian nghỉ.
    - Nếu bạn muốn tạo các khoảng thời gian nghỉ thì bạn click vào nút Add Break > Form sẽ thêm các dòng Break và dòng Work Hours tiếp theo

    Microsoft Dynamics CRM - customer service schedule - 13.png

    - Sau khi bạn chọn, dòng cuối của Form sẽ hiển thi thông tin Tổng thời gian, tổng giờ làm việc, tổng thời gian nghỉ.
    • Total : Tổng tất cả thời gian
    • Working : Tổng thời gian làm việc.
    • Break : Tổng thời gian nghỉ.
    Microsoft Dynamics CRM - customer service schedule - 15.png

    - Sau khi hoàn tất bạn click nút OK để set thời gian làm việc đó cho schedules mà bạn chọn > Hiển thị thông tin như hình sau :

    Microsoft Dynamics CRM - customer service schedule - 16.png

    Hoàn tất quá trình thiết lập Customer Service Schedule. Bây giờ bạn có thể sử dụng và gắn schedule này vào các SLAs mà bạn muốn.

    Xem bài viết về :
     

Share This Page