Create an Invoice in Accounts Payable

Discussion in 'Microsoft Dynamics 365' started by DynamicsAX, Oct 10, 2014.

  1. DynamicsAX

    DynamicsAX Well-Known Member

    Quy trình xử lý các hóa đơn khác nhau giữa các công ty, tùy thuộc vào quy mô cấu trúc hoạt động của mỗi doanh nghiệp. Trong phân hệ kế toán phải trả, AX cung cấp các loại Invoice sau:
    Invoice Register:
    Loại invoice này được sử dụng để ghi nhận các thông tin của hóa đơn khi hóa đơn được gửi từ nhà cung cấp đến công ty, sau khi invoice register được post sẽ đươc chờ phê duyệt trước khi hạch toán công nợ phải trả.

    Để tạo một Invoice Register, trước tiên phải tạo một Journal name có Journal type là Invoice register, bạn vào đường dẫn sau: General ledger > Setup > Journals > Journal names

    accounts payable-2.png

    Sau đó bạn truy cập vào đường dẫn Accounts Payable > Journals > Invoices > Invoice register
    Trong field Name, bạn chọn Journal name, chọn Lines để nhập các thông tin chi tiết cho hóa đơn

    accounts payable-3.png

    Màn hình nhập các Lines chi tiết của hóa đơn

    accounts payable-4.png

    Overview
    :
    • Account: Chọn mã nhà cung cấp
    • Invoice: Nhập số hóa đơn
    • Description: Nhập diễn giải cho nghiệp vụ
    • Debit/ Credit: Nhập số tiền phát sinh trong giao dịch. Nếu đang tạo một hóa đơn nhập số tiền vào field Credit, nếu tạo một Credit note điều chỉnh giảm cho hóa đơn nhập số tiền vào field Debit
    • Sales tax group: chọn mã sales tax group, mã này được mặc định theo mã Vendor
    • Item sales tax group: chọn mã item sales tax group, mã này được mặc định trong form Main account - Chart of account (ưu tiên 1) hoặc trong Sales tax của General Ledger parameters (ưu tiên 2). Để xem và sửa các khoản thuế được tính toán cho mỗi line của invoice, chọn nút Sales tax trên thanh menu.
    • Approved by: chỉ ra user có trách nhiệm phê duyệt hóa đơn
    • Terms of payment: chọn mã kỳ hạn thanh toán cho hóa đơn, mã này được mặc định theo mã Vendor
    • Purchase order: chỉ ra số PO có liên quan đến hóa đơn, field chỉ mang tính tham khảo thông tin
    • Currency: chọn mã tiền tệ cho giao dịch, mã này được mặc định teo thứ tự
      • Currency field trong Main account - chart of accounts
      • Field Currency trong form Journal names
      • Theo Accounting currency trong form Ledger (General > Setup > Ledger)
    • Cash discount: chọn mã chiết khấu thanh toán cho hóa đơn
    Invoice register_1.png

    General
    :
    • Posting profile: chọn mã tài khoản hạch toán công nợ cho hóa đơn, mã này được mặc định theo mã Vendor
    • Offset account: chọn tài khoản offset account mặc định cho tất cả các line, đây là tài khoản đối ứng hạch toán giá trị của hóa đơn
    • Document: nhập số hoặc tên của chứng từ thực tế được sử dụng để ghi nhận hóa đơn
    • Document date: chọn ngày của chứng từ
    Sau khi nhập các thông tin trên của Invoice, bạn chọn Post Invoice Register để chuyển hóa đơn sang giai đoạn chờ phê duyệt. Một hóa đơn Invoice Register đã post sẽ được hạch toán vào tài khoản Arrival và Offset account được thiết lập trong form Vendor posting profiles, nhưng chưa được hạch toán vào ledger cost accounts.
    Ví dụ bút toán hạch toán của Invoice register:

    Invoice register_2.png
     
    Last edited by a moderator: Oct 14, 2014
    Hiên Hoàng likes this.
  2. Loading...

    Similar Threads Forum Date
    Create Dynamicaly Group in Tableau (Using Calculated) Tableau Aug 18, 2015
    Create Sets for Top N and Others in Tableau Tableau Aug 17, 2015
    Create Queues and Manage queues items in Microsoft Dynamics CRM Microsoft Dynamics 365 Jan 5, 2015
    Microsoft Dynamics CRM : How to Create a Contract Template Microsoft Dynamics 365 Dec 29, 2014
    Microsoft Dynamics CRM : Create or edit a Services Microsoft Dynamics 365 Dec 27, 2014

  3. DynamicsAX

    DynamicsAX Well-Known Member

    Invoice approval journal:
    Loại invoice này được sử dụng để tạo hóa đơn phê duyệt cho hóa đơn Invoice register đã tạo, sau khi Invoice approval journal được post sẽ hạch toán công nợ và chi phí vào tài khoản phù hợp và sẵn sàng cho nghiệp vụ thanh toán. Đây là bước thứ 2 sau khi tạo một Invoice register, nếu quy trình tạo hóa đơn trong công ty bạn không yêu cầu phải phê duyêt bạn có thể chọn ngay Invoice journal để hạch toán hóa đơn công nợ cho nhà cung cấp mà không cần tạo Invoice register > Invoice approval journal.

    Invoice register sau khi được post sẽ hiển thi trong Invoice pool. Để xem các invoice register trong Invoice pool, bạn truy cập đường dẫn: Accounts payable > Inquiries > Invoice pool

    invoice pool-1.png

    Để in các hóa đơn Invoice register đang chờ phê duyệt, bạn truy cập đường dẫn: Accounts payable > Report > Status > Invoice not approved

    invoice-1.png

    Phê duyệt Invoice register (tạo Invoice approval ledger)


    Để tạo một Invoice approval ledger, trước tiên phải tạo một Journal name có Journal type là Approval, bạn vào đường dẫn sau: General ledger > Setup > Journals > Journal names

    invoice approval journal-1.png

    Tiếp theo bạn truy cập đường dẫn:
    Accounts Payable > Journals > Invoices > Invoice approval journal
    Chọn New để tạo mới một hóa đơn. Trong field Name, bạn chọn Journal name, tiếp theo chọn Lines để nhập các thông tin chi tiết cho hóa đơn.

    invoice approval journal-2.png

    Tại màn hình Journal voucher (hiển thị chi tiết các Lines của Invoice), bạn chọn Find vouchers để chọn ra các hóa đơn Invoice register muốn approve

    invoice approval journal-3.png

    Trong List of vouchers, bạn chọn các invoice, hoặc chọn Select all để chọn hết tất cả các invoice. Trong List of selected vouchers để xóa các invoice đã chọn bạn chọn Remove hoặc Remove all. Sau khi chọn xong các invoice bạn click OK.

    invoice approval journal-4.png

    Sau khi chọn OK, bạn trở lại màn hình Journal voucher, và nhập tài khoản chi phí hạch toán giá trị Debit của hóa đơn. Và chọn Post hóa đơn để phê duyệt hóa đơn, nhằm hạch toán công nợ cho nhà cung cấp, hạch toán vào tài khoản chi phí và hóa đơn sẵn sàng để thực hiện nghiệp vụ thanh toán.

    invoice approval journal-5.png

    Bút toán định khoản sau khi post Invoice approval journal, bút toán bao gồm 1 bút toán đảo cho nghiệp vụ hạch toán tạm thời của Invoice register, và 1 bút toán hạch toán công nợ và chi phí, thuế

    invoice approval journal-6.png
     
    Last edited by a moderator: Oct 13, 2014
  4. DynamicsAX

    DynamicsAX Well-Known Member

    Invoice journal
    Nếu công ty bạn không yêu cầu phải phê duyệt các hóa đơn công nợ nhà cung cấp trước khi hạch toán, bạn sẽ chọn loại hóa đơn này để ghi nhận các thông tin chi tiết cho hóa đơn

    Để tạo một Invoice journal, trước tiên phải tạo một Journal name có Journal type là Vendor invoice recording, bạn vào đường dẫn sau: General ledger > Setup > Journals > Journal names

    invoice journal-1.png

    Tiếp theo bạn truy cập đường dẫn: Accounts Payable > Journals > Invoices > Invoice journal
    Chọn New để tạo mới một hóa đơn. Trong field Name, bạn chọn Journal name, tiếp theo chọn Lines để nhập các thông tin chi tiết cho hóa đơn.

    invoice journal-2.png

    Màn hình nhập các line chi tiết của hóa đơn

    invoice journal-3.png

    • Date: ngày hạch toán hóa đơn
    • Voucher: hiển thị số number sequense được gán theo mã journal name của invoice journal
    • Account: Chọn mã nhà cung cấp
    • Invoice: Nhập số hóa đơn
    • Description: Nhập diễn giải cho nghiệp vụ
    • Debit/ Credit: Nhập số tiền phát sinh trong giao dịch. Nếu đang tạo một hóa đơn nhập số tiền vào field Credit, nếu tạo một Credit note điều chỉnh giảm cho hóa đơn nhập số tiền vào field Debit
    • Offset account type: chọn loại tài khoản đối ứng
    • Offset account: Chọn mã tài khoản đối ứng, thông tin này có thể thiết lập mặc định theo mã journal name của invoice journal
    • Sales tax group: chọn mã sales tax group, mã này được mặc định theo mã Vendor
    • Item sales tax group: chọn mã item sales tax group, mã này được mặc định trong form Main account - Chart of account (ưu tiên 1) hoặc trong Sales tax của General Ledger parameters (ưu tiên 2). Để xem và sửa các khoản thuế được tính toán cho mỗi line của invoice, chọn nút Sales tax trên thanh menu.
    • Terms of payment: chọn mã kỳ hạn thanh toán cho hóa đơn, mã này được mặc định theo mã Vendor
    • Currency: chọn mã tiền tệ cho giao dịch, mã này được mặc định teo thứ tự
      • Currency field trong Main account - chart of accounts
      • Field Currency trong form Journal names
      • Theo Accounting currency trong form Ledger (General > Setup > Ledger)
    • Cash discount: chọn mã cash discount để tính chiết khấu thanh toán cho hóa đơn
    • Sau khi nhập đầy đủ các thông tin yêu cầu, bạn chọn Post để hạch toán công nợ
    Để xem bút toán định khoản công nợ, bạn chọn Inquiries > Voucher trên thanh menu

    invoice journal-4.png
    Bút toán định khoản:

    invoice journal-5.png
     
    Last edited by a moderator: Oct 14, 2014
    Hiên Hoàng likes this.
  5. DynamicsAX

    DynamicsAX Well-Known Member

    Invoice Pool excluding Posting:
    Loại invoice này cũng tương tự như Invoice register, được sử dụng để ghi nhận các thông tin của hóa đơn khi hóa đơn được gửi từ nhà cung cấp đến công ty. Khác biệt với Invoice registerInvoice Pool excluding Posting không phát sinh bút toán trung gian hạch toán công nợ. Được sử dụng nếu quy trình xử lý các hóa đơn nhà cung cấp của công ty có yêu cầu phê duyệt.

    Để tạo một Invoice Pool excluding Posting, bạn truy cập đường dẫn:
    Accounts Payable > Journals > Invoices > Vendor invoice pool excluding posting details.
    Tương tự như Invoice register, bạn nhập đầy đủ các thông tin chi tiết cho hóa đơn, để thêm line nhấn Ctrl+N hoặc xóa line đã chọn nhấn Alt+F9, hoặc chọn menu File. Sau khi nhập xong, bạn chọn Close.

    invoice pool excluding posting-1.png

    Tiếp theo bạn tạo Invoice journal theo đường dẫn: Accounts Payable > Journals > Invoices > Invoice journal
    Chọn New để tạo mới. Trong field Name chọn Journal name -> chọn Lines

    invoice approval journal-2.png

    Tại màn hình Journal voucher, chọn Functions > Invoice pool excl. posting

    invoice pool excluding posting-2.png

    Màn hình Invoice pool excl. posting mở ra cho phép bạn chọn các line hóa đơn đã được phê duyêt > chọn Accept để copy các line vào Invoice journal.

    invoice pool excluding posting-3.png

    Các Line invoice đã chọn sẽ được hiển thị trong màn hình Journal voucher, bạn có thể điều chỉnh và bổ sung thêm các thông tin trước khi Post hạch toán công nợ cho hóa đơn.

    invoice pool excluding posting-4.png
     
  6. Hiên Hoàng

    Hiên Hoàng New Member

    Bài viết rất hay, em cảm ơn! Em muốn học hỏi thêm về tư vấn triển khai AX 2012 vì em mới tiếp xúc với phần mềm này. Có anh (chị) nào đang làm tư vấn AX 2012 cho em xin ít kinh nghiệm ạ?
     
  7. bsdinsight

    bsdinsight Well-Known Member

    bạn cứ đặt câu hỏi những gì mình thắc mắc trên diễn đàn này, chúng tôi sẽ hỗ trợ bạn.!
     
  8. hi all, mình mới tiếp xúc với phần mềm này và chưa nắm được nguyên tắc xử lý trên phần mềm cũng như hệ thống số liệu thể hiện trên phần mềm, rất mong được mọi người giúp đỡ
    Hiện tại mình đang có nghiệp vụ cần thực hiện là hủy hóa đơn đã post và hạch toán hóa đơn khách hàng xuất trả lại do hàng bị lỗi,
    Mọi người có thể hướng dẫn giúp mình được không???
    Thanks all
     
  9. hi bạn, cùng chí hướng, có thể cùng nhau chia sẻ kinh nghiệm được không bạn?
     
  10. Kid1412

    Kid1412 New Member

    Theo mình biết thì bạn dùng module nào để làm hóa đơn thì khi muốn hủy hóa đơn đó bạn chỉ cần làm giống y chang hóa đơn ban đầu chỉ khác là thay số lượng âm (đối với hóa đơn có số lượng), or thành tiền âm ( hóa đơn dịch vụ) , nếu trong Sales order thì dễ hơn làm credit note cho SO nhé.
    "hóa đơn khách hàng xuất trả lại do hàng bị lỗi" cũng giong như trên bạn làm SO với số lượng âm, nhớ them dòng diễn giải cho hợp lý.
     

Share This Page