Customer Return in AX 2012

Discussion in 'Microsoft Dynamics 365' started by chivl, May 5, 2015.

  1. chivl

    chivl Active Member

    upload_2015-5-5_21-37-33.png
    Đổi – trả hàng là một trong số những quy trình của dịch vụ chăm sóc khách hàng (Customer Service). Bên cạnh các hoạt động chăm sóc khách hàng khác, doanh nghiệp cũng cần có những chính sách đổi – trả hàng thích hợp nhằm đảm bảo quyền lợi của khách hàng, cũng như duy trì mối quan hệ giữa doanh nghiệp và khách hàng cho các giao dịch tương lai.

    Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn cách xử lý hàng bị trả từ khách hàng trong Dynamics AX 2012.
     
  2. Loading...

    Similar Threads Forum Date
    The 2015 CRM Service Leaders: Customer Case Management Giải pháp ERP, CRM, EPM and BI Mar 15, 2015
    Salesforce Intelligence Engine Offers Contextual Omnichannel Customer Service Giải pháp ERP, CRM, EPM and BI Mar 15, 2015
    Customer Search features in AX2012 R3 Hệ thống phân phối DMS Jan 29, 2015
    European retailers stock SAS® to analyze sales, customer, supply chain data Thông tin mới Jan 13, 2015
    Microsoft Dynamics: Empowering Retailers to Engage with their Customers Hệ thống phân phối DMS Jan 13, 2015

  3. chivl

    chivl Active Member

    Một số thuật ngữ sử dụng
    Return order
    Đơn hàng ghi nhận hàng bị trả từ khách hàng.

    Replacement order
    Đơn hàng xuất hàng thay thế cho khách hàng.

    Purchase return order
    Đơn hàng dùng để trả lại hàng cho nhà cung cấp (sau khi nhận được hàng bị trả từ khách hàng).

    Return order line status
    • Expected. Item chưa được receive. Trạng thái này áp dụng cho những return order vừa được tạo, có status là Created hoặc Open.
    • Registered. Item đã được đăng ký.
    • Quarantine. Item đang trong giai đoạn kiểm tra.
    • Received. Item đã được receive vào kho và packing slip đã được tạo.
    • Invoiced. Line nào có status này nghĩa là đã được post invoice. Nếu tất cả các line trong return order đều đã post invoice, trạng thái của return order là Closed.
    • Canceled. Trạng thái của return order hoặc return order line bị hủy.
    Return reason code
    Mô tả nguyên nhân khách hàng trả lại hàng cho doanh nghiệp. Return Reason Code được chọn trong lúc bạn tạo return order (Create return order form).

    Disposition code
    Mô tả cách doanh nghiệp dùng để xử lý đối với hàng bị trả từ khách hàng. Ví dụ:
    • Nhập hàng bị trả về kho và ghi giảm công nợ cho khách hàng.
    • Chỉ ghi giảm công nợ cho khách hàng nhưng không nhập hàng về kho.
    • Nhập hàng bị trả về kho, giao hàng thay thế và giảm công nợ cho khách hàng.
    Disposition Code được chọn trong lúc bạn tạo return order, thực hiện registration, hoặc kết thúc quá trình kiểm duyệt hàng bị trả.
     
  4. chivl

    chivl Active Member

    Tạo Return order
    Bạn có thể tạo Return order tham chiếu hoặc không tham chiếu tới những invoice của khách hàng.

    Các nghiệp vụ liên quan đến return order như: tạo mới, chỉnh sửa, xem, xóa, … được thực hiện tại Sales and marketing > Common > Return orders > All return orders.

    Để tạo mới một return order, bạn nhấn nút Return order tại mục New trong tab Return order.

    upload_2015-5-5_21-41-34.png

    Cửa sổ Create return order xuất hiện cho phép bạn điền những thông tin cần thiết ban đầu.

    Tại phần Header, bạn cần điền những thông tin sau.

    Customer account. Chọn mã khách hàng.

    Sales order. Hệ thống tự động tạo một Sales Order loại Return với đầy đủ thông tin bạn nhập tại đây.

    RMA number. Hệ thống tự động tạo số chứng từ trả hàng.

    Return reason code. Chọn mã nguyên nhân trả hàng thích hợp.

    upload_2015-5-5_21-41-55.png

    Trong trường hợp khách hàng trả lại hàng dựa trên một hoặc môt số hóa đơn nhất định, bạn chọn nút Find sales order tại mục Return trong tab Return order.

    upload_2015-5-5_21-42-7.png

    Cửa sổ Find sales order xuất hiện. Tại đây bạn chọn invoice line có hàng bị trả về, và nhập số lượng bị trả vào field Quantity to return.

    upload_2015-5-5_21-42-20.png

    Hệ thống sẽ tự động cập nhật những thông tin cần thiết từ hóa đơn gốc mà bạn đã chọn, như: item number, quantity, unit price.

    Ngoài ra, field Return lot ID thể hiện lot ID của line hàng trong hóa đơn gốc, và field Return cost price hiển thị giá vốn đơn vị của item được bán ở hóa đơn gốc.

    Trạng thái của return order line sau khi được tạo là Expected.

    upload_2015-5-5_21-42-36.png

    Đồng thời, thông tin lưu kho cũng được cập nhật từ hóa đơn gốc. Tuy nhiên, bạn có thể thay đổi nếu muốn theo dõi hàng bị trả ở một kho riêng biệt.

    upload_2015-5-5_21-42-48.png
     
  5. chivl

    chivl Active Member

    Thực hiện registration
    Trong quy trình nhận hàng bị trả từ khách hàng, registration là thao tác được thực hiện trước khi chính thức nhập kho hàng bị trả.

    Tại phần Lines của return order, bạn chọn line hàng muốn thực hiện, nhấn nút Update line và chọn Registration.

    upload_2015-5-5_21-43-44.png

    Một cửa số nhỏ xuất hiện yêu cầu bạn chọn Disposition code.

    upload_2015-5-5_21-43-56.png

    Sau khi bạn chọn Disposition code, cửa số Registration xuất hiện cho phép bạn chọn item và số lượng để thực hiện registration. Bạn có thể chọn một trong hai cách sau để chọn item.

    Cách 1: Nhấn chọn Auto-create, toàn bộ số lượng của line sẽ được cập nhật xuống khung Register now bên dưới. Tuy nhiên, bạn có thể thay đổi số lượng nếu cần.

    upload_2015-5-5_21-44-7.png

    Cách 2: Chọn line bạn muốn thực hiện ở khung Transactions bên trên, sau đó nhấn Add ở khung Register now bên dưới, lặp lại thao tác cho đến khi chọn được tất cả các line bạn cần. Với mỗi line đã chọn, bạn có thể thay đổi số lượng theo yêu cầu.

    upload_2015-5-5_21-44-16.png

    Sau khi hoàn tất việc chọn các line và điều chỉnh số lượng thích hợp, bạn nhấn nút Post all để thực hiện registration.

    upload_2015-5-5_21-44-25.png

    Trạng thái của return order line sau khi bạn thực hiện registration chuyển thành Registered, và số lượng tương ứng được cập nhật vào field Qty returned.

    upload_2015-5-5_21-44-36.png
     
  6. chivl

    chivl Active Member

    Nhập hàng vào kho
    Để nhập hàng bị trả vào kho, bạn tạo Packing slip tương tự như thực hiện ở quy trình bán hàng thông thường. Chọn nút Packing slip tại mục Generate trong tab Return order.

    upload_2015-5-5_21-45-6.png

    Sau khi tạo và post packing slip, bạn có thể kiểm tra kết quả bằng cách nhấn chọn nút Packing slip tại mục Journals trong tab Return order.

    upload_2015-5-5_21-45-14.png

    Hoặc bạn có thể kiểm tra thông tin kho của item tương ứng bằng cách chọn Inventory > Transactions.

    upload_2015-5-5_21-45-24.png

    Số lượng hàng bị trả đã được nhập kho, và trạng thái của nghiệp vụ là Received.

    upload_2015-5-5_21-45-35.png
     
    Last edited: May 5, 2015
  7. chivl

    chivl Active Member

    Giảm công nợ khách hàng
    Sau khi nhập hàng vào kho, bước cuối cùng bạn cần làm trong quy trình trả hàng là ghi giảm công nợ cho khách hàng tương ứng với số lượng hàng bị trả.

    Thao tác thực hiện tương tự như khi bạn post invoice cho một sales order thông thường.

    Sau khi invoice được post, trạng thái của return order line chuyển thành Invoiced. Bạn có thể kiểm tra bút toán hạch toán tại Return order > Journals > Invoice.

    upload_2015-5-5_21-46-16.png

    Trạng thái của nghiệp vụ chuyển từ Received thành Purchased, đồng thời Cost amount được cập nhật.

    upload_2015-5-5_21-46-24.png
     
    Last edited: May 5, 2015
    Nguyễn Trung Dũng likes this.

Share This Page