How to create a Mail Merge Template in Microsoft Dynamics CRM 2013

Discussion in 'Dynamics CRM' started by Hân, Sep 24, 2014.

  1. Hân

    Hân Member

    Bài viết này sẽ hướng dẫn các bạn làm thế nào để tạo ra một Mail Merge Template trong Microsoft Dynamics CRM 2013 và cách để bạn có thể thêm Mail Merge Template vào một Mail Merge đã được tạo của entity có chứa fields của entity đó.

    Mail Merge Template yêu cầu bạn phải cài đặt add-in Microsft CRM Outlook trong Outlook của bạn và bạn cần mở Outlook trong khi tạo template.

    Mail Merge Template
    trong ví dụ này sẽ được sử dụng để tạo một thư thông báo tới khách hàng (Contact). Thư bao gồm các field : tên đầy đủ, địa chỉ , số điện thoại.

    Sau đây là các bước thức hiện để bạn tạo một Mail Merge Template :

    Bước 1 : Có 2 cách để mở giao diện tạo Mail Merge Template
    • Cách 1 :
    - Menu Microsoft Dynamic CRM > SETTINGS > TEMPLATES
    Dynamic CRM - Mail Merge Template - 01.png

    - Chọn Mail Merge Templates
    Dynamic CRM - Mail Merge Template - 02.png
    - Chọn New trên thanh menu.
    Dynamic CRM - Mail Merge Template - 08.png
    • Cách 2 :
    - Menu Microsoft Dynamic CRM > SETTINGS > CUSTOMIZATIONS
    Dynamic CRM - Mail Merge Template - 04.png

    - Click chọn "Customize the System"​

    Dynamic CRM - Mail Merge Template - 03.png

    - Menu bên trái > Mail Merge Templates > Click nút "New"

    Dynamic CRM - Mail Merge Template - 06.png

    Bước 2 : Giao diện Mail Merge Templates

    Dynamic CRM - Mail Merge Template - 07.png

    Bước 3 : Nhập thông thông cho Mail Merge Template

    - Nhập thông tin các field
    • Name ( VD : Thông tin khách hàng )
    • Associated Entity > chọn Entity bạn cần lấy thông tin ( VD : Contact )
    Dynamic CRM - Mail Merge Template - 09.png

    - Click nút Save > Hiển thị nút Data Fields Dynamic CRM - Mail Merge Template - 10.png để mở màn hình Add Columns

    - Từ màn hình Add Columns, bạn field Record Type được thiết lập sẵn là Contact ( Record sẽ lấy theo Associated Entity mà bạn chọn ở bước trước )

    Dynamic CRM - Mail Merge Template - 11.png

    - Khi bạn chọn Record Type > Hiển thị danh sách các field thuộc entity đó > Bạn tùy chọn các field thông tin mà bạn cần hiển thị như hình trên.
     
  2. Loading...


  3. Hân

    Hân Member

    Note:
    Bạn cũng có thể chọn các thông tin thuộc các entity khác (Các entity này phải có mối quan hệ với entity mà bạn chọn ở Associated Entity)

    Dynamic CRM - Mail Merge Template - 12.png

    Danh sách các field của entity đó sẽ được load lên hiển thị > tùy chọn các trường bạn cần (tương tự như bước trên)
    - Sau khi đã chọn tất cả những field bạn cần > Clicke nút OK để xác nhận các field bạn vừa chọn và chương trình sẽ tự đóng màn hình Add Columns, trở về màn hình Mail Merge Template

    - Bạn click nút Save một nữa để lưu toàn bộ thông tin vừa thiết lập cho Template

    Bước 4 : Mở Mail Merge Template bằng Microsoft Word

    - Click nút Create Template in Word

    Dynamic CRM - Mail Merge Template - 13.png

    - Nếu Microsoft Word đang chạy thì Microsoft Word Mail Merge Template sẽ hiển thị icon trên thanh Task Bar của Windows bên góc phải. Trong trường hợp này, bạn chỉ cần nhấp vào biểu tượng để hiển thị template.

    - Nếu bạn chưa mở Microsoft Word, thì bạn down file về và mở file word đó lên > Menu tab ADD-INS > Click icon CRM

    Dynamic CRM - Mail Merge Template - 16.png

    - Màn hình Mail Merge Recipients hiển thị > Click OK để đóng cửa sổ.

    Dynamic CRM - Mail Merge Template - 14.png

    - Chọn menu tab Mailings > Insert Merge Field để hiện thị danh sách các Merge Fields.

    Dynamic CRM - Mail Merge Template - 15.png

    Dynamic CRM - Mail Merge Template - 17.png

    Bước 5 : Chỉnh sửa định dạng cho và nội dung cho Mail Merge Template

    - Sử dụng tính năng Microsoft Word Mail Merge Wizard đã được tích hợp sẵn trong Microsoft Word để thực hiện các bước tiếp theo và hoàn thành việc thiết kế Mail Merge Template của bạn, bao gồm : nội dung, hình ảnh, thông tin các Fields mà bạn đã chọn trong bước 4 và bạn còn có thể xem trước hiển thị hoàn chỉnh của Template bạn tạo.

    Dynamic CRM - Mail Merge Template - 18.png
    - Tùy chọn > click Next để hoàn thành và qua Step tiếp theo

    Dynamic CRM - Mail Merge Template - 19.png

    - Đây là hình ảnh template hoàn chỉnh :

    Dynamic CRM - Mail Merge Template - 20.png

    - Bấm "Upload Template to CRM"

    Dynamic CRM - Mail Merge Template - 24.png


     
    Last edited: Sep 24, 2014
  4. Hân

    Hân Member

    - Đóng Microsoft Word > click OK > Don’t Save

    Dynamic CRM - Mail Merge Template - 25.png

    Dynamic CRM - Mail Merge Template - 26.png

    - Bạn thêm File Microsoft Word Mail Merge Template bạn vừa tạo xong vào Template bạn đã tạo trước đó bằng cách bấm nút File Attachment

    Dynamic CRM - Mail Merge Template - 27.png

    - Click Save & Close để lưu và đóng the Microsoft Dynamics CRM Mail Merge Template.

    Dynamic CRM - Mail Merge Template - 28.png

    Vậy là bạn đã hoàn thành một Mail Merge Template có nội dung như mong muốn.

    Bạn có thể tham khảo bài viết "Microsoft Dynamics CRM 2013 - Mail Merge" để add template vào Mail Merge.
     

Share This Page