Importing and Updating Records in Dynamics CRM 2013

Discussion in 'Dynamics CRM' started by Hân, Oct 2, 2014.

  1. Hân

    Hân Member

    Khi nói đến việc nhập và cập nhật các records (bản ghi) trong Microsoft Dynamics CRM, có hai chức năng riêng biệt: nhập các records bằng cách sử dụng import wizard và cập nhật các records hiện đang có bằng cách xuất ra file Excel. Nhưng nếu bạn có một danh sách các records mà không được xuất từ CRM, và bạn muốn chúng để cập nhật dữ liệu CRM? Trong bài viết này sẽ thảo luận như thế nào bạn có thể làm điều đó với một cách giải quyết mới mà CRM cung cấp.

    Sử dụng chức năng built-in (tích hợp) trong CRM, giải pháp này liên quan đến việc tạo ra một sự kết hợp giữa entity workflow. Bạn sẽ nhập các spreadsheet (bảng tính) của bạn thành các custom entity và sau đó sử dụng một workflow để tự động áp dụng các bản cập nhật của bạn vào chính xác các records. Sau khi công cụ được xây dựng, bạn có thể tái sử dụng nó để nhanh chóng cập nhật dữ liệu của bạn.

    Trước khi đi vào các chi tiết, phương pháp này hoạt động tốt nhất nếu:
    • Bạn có các records đến từ cùng một nguồn lặp đi lặp lại như một cơ sở dữ liệu hoặc một danh sách dựa trên đăng ký.
    • Bạn có một định danh duy nhất (identifier), chẳng hạn như một số tài khoản, dữ liệu nguồn của bạn, giống như trong CRM. Nếu dữ liệu của bạn không đáp ứng được yêu cầu này, giải pháp này sẽ không hoạt động.
    • Bạn có hàng trăm (không phải hàng ngàn) các records trong nguồn dữ liệu của bạn. Với số lượng lớn các records, bạn nên chạy các bản cập nhật theo những lô nhỏ hơn 1000, hoặc cách lý tưởng hơn là bạn sử dụng một giải pháp như SSIS hoặc Scribe.
    Hãy bắt đầu với một số dữ liệu trong một spreadsheet có chứa thông tin tài khoản được cập nhật.

    Importing and Updating Records in Dynamics CRM 2013 - 01.png

    Bước 1: Tạo 1 entity mới

    Login vào CRM > menu Microsoft Dynamics CRM > SETTING > CUSTOMIZES > Customize the System

    Importing and Updating Records in Dynamics CRM 2013 - 03.png

    Tại giao diện Customize the System > menu trái: chọn Entity > menu phải : click New

    Importing and Updating Records in Dynamics CRM 2013 - 04.png

    Nhập thông tin cho entity bạn tạo (như hình dưới đây) - VD : đặt tên entity ‘Account Update

    Importing and Updating Records in Dynamics CRM 2013 - 02.png
    Click nút Save > để tạo và lưu thông tin bạn vừa tạo cho entity đó

    Bạn tạo các fields cho tất cả các cột / loại thông tin bạn muốn cập nhật. Đồng thời, hãy chắc chắn rằng bạn tạo ra một lookup field có tiêu đề "Account" hoặc một cái gì đó tương tự để có thể tìm kiếm tra cứu Account entity. Trong trường hợp này, chúng tôi sẽ cần phải có các fields để kết hợp với tất cả các cột dữ liệu mẫu. (VD : các cột sau - Account Name, Account Number, Street 1, Street 2, City, State, Zip, and Main Phone).

    Sau đó bạn nhấn nút Publish all customizations để cập nhật những thiết lập bạn vừa tạo ra ngoài CRM.

    Bước 2: Tạo một workflow để tự động đồng bộ các dữ liệu mới được nhập vào từ entity ‘Account Update’ to ‘Account’. Dưới đây là các bước thực hiện :

    Menu SETTING > PROCESSES > click New

    Importing and Updating Records in Dynamics CRM 2013 - 05.png

    Giao diện và nhập các thông tin để tạo Process mới

    Importing and Updating Records in Dynamics CRM 2013 - 06.png

    Cấu hình chính xác như hình phía trên. Bạn sẽ chỉ cần phải thêm một bước là : cập nhật các records. Hãy chắc chắn rằng field Update bạn chọn là entity bạn cần cập nhật các dữ liệu.

    Importing and Updating Records in Dynamics CRM 2013 - 07.png

    Chọn properties và từng field bạn muốn cập nhật, chọn một trường tương ứng Account Update field để cho nó để đồng bộ giống như được hiển thị. Điều quan trọng cần lưu ý là Account của bạn có thể trông khác so với cái được hiển thị. Bạn có thể tùy chỉnh các hình thức để hiển thị bất kỳ loại thông tin mà bạn chọn. Ở đây, ví dụ đã chuyển tất cả các lĩnh vực để thay đổi nội dung trên vì đơn giản vì lợi ích. Công bố tất cả các tùy chỉnh

    Sau đó, bạn click Publish all customizations để cập nhật toàn bộ tất cả thông tin bạn thiết lập phía trên

    Importing and Updating Records in Dynamics CRM 2013 - 08.png

    Bước 3: Nhập dữ liệu và kết hợp (map) các thông tin vào các field tương ứng của chúng. Chọn dữ liệu nhập theo Data Management

    Để nhập dữ liệu bạn vào menu CRM > SETTING > DATA MANAGEMENT > Imports

    Importing and Updating Records in Dynamics CRM 2013 - 10.png

    Giao diện màn hình Import > click nút Import Data

    Importing and Updating Records in Dynamics CRM 2013 - 09.png

     
    bsdinsight likes this.
  2. Hân

    Hân Member

    Trình duyệt sẽ mở cửa sổ để cập nhật spreadsheet

    Lưu ý
    :
    • CRM chỉ cho hỗ trợ các loại file : XML Spreadsheet 2003 (.xml), .csv, .txt, and .zip - Vì vậy spreadsheet của bạn sẽ cần phải được lưu dưới dạng các file CRM hỗ trợ).
    Bấm nút Brownser > chọn file thông tin của bạn cần nhập vào CRM > click Next

    Importing and Updating Records in Dynamics CRM 2013 - 11.png

    Click Next (CRM upload file của bạn vừa chọn) > Chọn mục System Data Maps - Default (Automatic Maping) > click Next

    Importing and Updating Records in Dynamics CRM 2013 - 12.png

    Microsoft Dynamics CRM Record Types > Click chọn Entity bạn cần nhập thông tin vào (trong VD đang làm là entity Account Update)

    Importing and Updating Records in Dynamics CRM 2013 - 13.png

    Khi các field được kết hợp tương ứng với nhau, hãy chắc chắn là bạn đang thiết lập tương ứng trên entity mà bạn muốn cập để sử dụng là field duy nhất trên records bạn đang cập nhật. Trong ví dụ này, các bước phía trên đã thiết lập các tra cứu trên entity Account Update để sử dụng Account Number như là khóa.

    Importing and Updating Records in Dynamics CRM 2013 - 14.png

    Click Next > tiếp tục click Next (Giai đoạn này : Nếu bản cập nhật đã chạy một cách chính xác, thông tin Account của bạn phù hợp với spreadsheet bạn nhập ) > Submit để hoàn tất quá trình.

    Một khi bạn đã xây dựng giải pháp cơ bản, bạn có thể bao gồm logic phức tạp hơn tùy thuộc vào những yêu cầu cụ thể như :
    • Thêm một điều kiện kiểm tra cho công việc cập nhật của bạn để xem các trường trong Source có rỗng không, và bỏ qua nó nếu nó. (Điều này cho phép bạn nhập dữ liệu không đầy đủ.)
    • Lựa chọn thiết lập hỗ trợ (Option set support): Nếu bạn không sử dụng tùy chọn global option sets, bạn có thể sử dụng điều kiện kiểm tra để thiết lập các giá trị mà tùy chọn thiết lập dựa trên giá trị nhập vào entity cập nhật của bạn. (Nếu bạn đã sử dụng bộ global option sets, sau đó bạn có thể chỉ cần map chúng như bạn làm các fields văn bản cho giải pháp này.)
    • Biến đổi (Transformations): Nếu nguồn dữ liệu của bạn không chính xác phù hợp với định dạng trong CRM của bạn, bạn có thể dùng workflow để chuyển đổi dữ liệu trước khi nó được cập nhật các fields đích.
    Hoàn tất quá trình Nhập và Cập nhật các Record với thông tin mới trong CRM 2013.

    Bạn có thể tham khảo và tim hiểu rõ hơn về các tính năng mới đầy thú vị của MS Dynamics CRM 2013 trong Forum như :
     
    bsdinsight likes this.

Share This Page