Những rủi ro cho dự án ERP

Discussion in 'Giải pháp ERP, CRM, EPM and BI' started by Phu Ton, Aug 14, 2014.

  1. Phu Ton

    Phu Ton Well-Known Member Staff Member

    Trong mọi hoạt động của doanh nghiệp, rủi ro là yếu tố không thể tránh khỏi. Dự án phần mềm quản trị nói chung, dự án ERP nói riêng có thể kéo dài nhiều tháng thậm chí là hàng năm tùy vào quy mô triển khai của doanh nghiệp. ERP là một dự án không hề nhỏ của doanh nghiệp, chắc chắn đi cùng với triển khai dự án là rủi ro xảy ra.

    erp risk.jpg
    Trước khi tiến hành dự án, các nhà đầu tư đã thẩm định rất nhiều yếu tố khi triển khai: ngân sách, nhân sự, phần mềm, nhà tư vấn, thời gian, chi phí.... tất cả đã được kế hoạch rất cụ thể, nhưng cũng không trách khỏi các rủi ro tiềm ẩn bên trong, làm nên nổi buồn của người đi triển khai, cũng như doanh nghiệp.

    Thớt mong nhận được nhiều chia sẻ về quản lý rủi ro trong một dự án triển khai phần mềm quản trị nói chung, dự án triển khai ERP nói riêng.
     
    bsdinsight likes this.
  2. Loading...


  3. bsdinsight

    bsdinsight Well-Known Member

    Rủi ro thì nhiều, nhưng có thể tổng hợp vào 4 nhóm chính sau:
    1. Tổ chức doanh nghiệp (Organization): bao gồm các nghiệp vụ hàng ngày, các yêu cầu của dự án, qui trình hoạt động của doanh nghiệp, chiến lược phát triển của công ty,...
    2. Dự án (Project) liên quan tới việc tố chức quản lý dự án như chiến lược triển khai, kế hoạch triển khai, phương pháp tiếp cận.
    3. Công nghệ (Technological) - tức là liên quan tới vấn đề về công nghệ của phần mềm giải pháp được triển khai nhưng tính năng của phần mềm, nền tảng của phần mềm, ... cùng với việc hỗ trợ của các đối tác phần mềm
    4. Nguồn lực (Resource) là liên quan tới các vấn đề chính về thời gian, tài chính, và cuối cùng sẽ là con người, người dùng của giải pháp đó.
    Bạn có thể tham khảo thêm về bài viết triển khai giải pháp phần mềm ERP http://forums.bsdinsight.com/threads/trien-khai-erp.1555/ và các bài sau tôi sẽ chia sẻ chi tiết với các bạn khoản chừng 20 rủi ro lớn nhất mà bạn thường gặp với dự án ERP và vẫn tập trung vào 4 nhóm chính ở trên.
     
  4. bsdinsight

    bsdinsight Well-Known Member

    (1) Thiếu sự cam kết và hỗ trợ của lãnh đạo doanh nghiệp.

    Đứng đầu trong danh sách rủi ro và nằm trong (Organization) phải nói đến rủi ro này - Thiếu sự cam kết và hỗ trợ của lãnh đạo doanh nghiệp - và rủi ro này được cho điểm cao nhất, một dự án ERP mà không được sự quan tâm hỗ trợ, đôn đốc và cam kết của lãnh đạo thì khả năng đi tong cái dự án đạt đến mức ngất ngưỡng.

    commitment.jpg
     
  5. bsdinsight

    bsdinsight Well-Known Member

    (2) Không rõ ràng mục tiêu (dài và ngắn hạn) của dự án.

    Á hậu 1 trong rủi ro của phát triển dự án ERP phải kể tới đó là không xác định một cách rõ ràng mục tiêu, đích đến của dự án - nằm trong mục Project (cho toàn thể dự án và cho từng giai đoạn của dự án) - và sẽ mệt mỏi hơn nữa khi các thành viên trong dự án, nhất là các thành viên của Core-Team không bám sát vào vụ tiêu là hồng tâm của dự án.

    goal-setting3.jpg
    Đi chệch mục tiêu ban đầu của dự án một mệt mỏi cho cả doanh nghiệp lẫn nhà tư vấn đầu tư mà vấn đề dễ thấy nhất là tăng nhanh chi phí đầu tư cho dự án (Bạn có thể tham khảo thêm bài chi phí triển khai giải pháp ERP tại đây http://forums.bsdinsight.com/threads/chi-phi-trien-khai-erp.1400/)
     
    Last edited: Aug 18, 2014
  6. bsdinsight

    bsdinsight Well-Known Member

    (3) Nguồn lực

    Á hậu 2 trong rủi ro chắc chắn là vấn đề nguồn lực nằm trong mục Resource bao gồm 2 vấn đề lớn (1) thiếu nguồn lực, và (2) nguồn lực không đủ nguồn lực, kiến thức, kinh nghiệm để làm việc, đảm đương được công việc của dự án

    6_61-resource-sunset-72-500.jpg
     
  7. bsdinsight

    bsdinsight Well-Known Member

    (4) Huấn luyện đào tạo

    Rời top 3 rủi ro đến các vị trí thấp hơn thì bạn chắc chắn sẽ đụng ngay vào vấn đề training - huấn luyện đào tạo - một vấn đề nằm trong Organization.

    Người dùng giải pháp ERP không được đào tạo tốt về giải pháp sẽ ảnh hưởng rất lớn đến dự án, người dùng không thành công trong việc sử dụng giải pháp, họ cảm giác không tự tin, và làm chủ được giải pháp là một gánh nặng cho các nhà quản trị và điều hành giải pháp.

    training-program.jpg
     
  8. bsdinsight

    bsdinsight Well-Known Member

    (5) Thiết kế lại qui trình của doanh nghiệp

    Vì triển khai một giải pháp mới vận hành cho doanh nghiệp, chắc chắn sẽ có sự thay đổi trong qui trình vận hành mới của doanh nghiệp để phù hợp với giải pháp phần mềm, hoặc ngay cải với một số các qui định mới. Đây là một rủi ro sẽ mang lại cho doanh nghiệp và cho cả đối tác tư vấn triển khai giải pháp (nằm ở khu vực Organization), và tệ nhất là khả năng bạn sẽ thất bại trong việc xây dựng lại qui trình làm việc của doanh nghiệp.

    business process.jpg
     
  9. bsdinsight

    bsdinsight Well-Known Member

    (6) Quản lý rủi ro. (trong nhóm Project)

    Rủi ro, quản lý rủi ro - lòng vòng nhẻ - danh sách các rủi ro mà mình liệt kê ở đây chỉ cung cấp cho anh/em triển khai và doanh nghiệp cái hình về các rủi ro khả dĩ phát sinh trong quá trình triển khai. Với mỗi một doanh nghiệp, mỗi một cơ địa khác nhau thì lại có các rủi ro khác nhau do chính bản thân nội tại của doanh nghiệp đó phát tán ra.

    Core-team và đối tác triển khai sẽ phải liệt kê được danh sách các rủi ro do chính bản thân nội tại của doanh nghiệp đó khi đưa giải pháp phần mềm ERP vào tiếp cận, triển khai và từ đó sẽ tìm kiếm các hạn chế, giảm bớt tỉ lệ rủi ro này trước và đang trong quá trình triển khai ERP.
     
  10. bsdinsight

    bsdinsight Well-Known Member

    (7) Kiến thức về quản lý và công nghệ.(trong nhóm Resource)

    Cả core-team và đối tác triển khai sẽ đẩy cái rủi ro này lên cao nếu thiếu kiến thức về vận hành doanh nghiệp, nó sẽ ảnh hưởng trực tiếp vào quá trình bạn vạch ra chiến lược triển khai, kế hoạch triển khai, trong quá trình triển khai và ngay cả với việc giám sát và vận hành sản phẩm cho doanh nghiệp của mình.

    Không phải ngẫu nhiên mà chúng ta phải cần một đội có kiến thức thật sâu sắc về mặt quản trị doanh nghiệp, và hiểu biết sâu sắc về công nghệ mà sắp tới đây nó sẽ được vận hành trong doanh nghiệp của mình. Người dùng sản phẩm sẽ rất thỏa mái, nhẹ nhàng trong công việc nếu như đội ngũ triển khai của bạn hạn chế đến mức không còn rủi ro nãy nữa, và khi đó, giải pháp của bạn dễ dàng được mở rộng và đón nhận của người dùng.
     
  11. bsdinsight

    bsdinsight Well-Known Member

    (8) Quản lý dự án không tốt

    Một rủi ro nữa đến từ Project là việc quản lý dự án không tốt của đối tác triển khai cùng với nhóm core-team của dự án trong đó có Project Manager của dự án làm việc không tốt, hoặc vì lý do nào đó mà vận hành trước, trong dự án không tốt.

    Quản lý dự án không tốt thường dẫn đến nhiều lệ lụy như kế hoạch dự án không sắp xếp đúng các công việc theo đúng thứ tự của nó (chưa nói tới thời gian của các công việc này), làm ảnh hưởng rất lớn đến hoạt động của dự án, khi làm, làm rất nhiều, và trong khi đó lại có một số đội (hoặc cá nhân) thì không có việc làm,..
     
  12. bsdinsight

    bsdinsight Well-Known Member

    (9) Thông tin liên lạc của dự án

    Để tham khảo thêm và thảo luận về đề tài này, bạn có thể tham khảo đề tài "Truyền thông cho dự án". Đây là vấn đề rất quan trọng trong dự án và bạn có thêm 1 rủi ro nữa vào danh sách các rủi ro của dự án ERP đến từ mục Proejct.

    Truyền thông của dự án sẽ giúp cho mọi người hiểu rõ công việc của mình làm, mục tiêu của nó là gì, và mọi người xây dựng thành một tập thể với sức mạnh hơn nhiều để đóng góp vào dự án tốt hơn.
     
  13. bsdinsight

    bsdinsight Well-Known Member

    (10) Giải quyết các xung đột kém

    Đây là một rủi ro nữa đến từ Project, trong quá trình triển khai, bạn sẽ gặp khá nhiều các xung đột, tranh cả về quản trị về yêu cầu đưa ra của người dùng, và cách thức giải quyết trong giải pháp phần mềm ERP như thế nào. Và ở đây, thể hiện bản lĩnh của nhà tư vấn triển khai, phải giải quyết các xung đột, tranh cải này một cách phù hợp nhất có thể
     
  14. bsdinsight

    bsdinsight Well-Known Member

    (11) Thiếu năng lực của các chuyên gia tư vấn.

    Ở trên mục (3), bạn đã thấy là Resource, nhưng ở đây chỉ đích danh là phần rủi ro này nằm ở phái các đơn vị tham gia tư vấn (cho tất cả các đơn vị tham gia tư vấn) - thiếu năng lực, dẫn tới việc mất tự tin và khách hàng không đặt niềm tin vào bạn. Rất quan trọng, bạn là nhà tư vấn, hãy chuẩn bị cho mình kiến thức vững vàn với kinh nghiệm triển khai thực tế trước khi bước vào triển khai ERP cho khách hàng của doanh nghiệp mình.
     
  15. bsdinsight

    bsdinsight Well-Known Member

    (12) Tổ chức làm việc theo nhóm kém

    Thêm 1 rủi ro nữa đến từ nhóm Project - nếu PM của dự án tổ chức làm việc theo nhóm kém, thì ảnh hưởng rất lớn đến sức mạnh tập thể, đoàn kết nhất trí cao của mọi thành viên trong dự án. Điều này rất dễ dàng dẫn đến dự án càng ngày càng đi xa dần với mục đích ban đầu của dự án.

    Tổ chức làm việc theo nhóm kém, còn có một ảnh hưởng rất lớn đến dự án là - Động lưc thúc đẩy - (trước đây, các tổ chức đánh giá rủi ro của dự án ERP nói riêng hoặc CNTT nói chung họ đưa việc Động lực thúc đẩy thành 1 cái rủi ro của dự án, nhưng khoản từ năm 2010 trờ đi, các tổ chức này đã remove rủi ro này ra, và thay vào đó là tổ chức làm việc theo nhóm kém và không có động lực thúc đẩy của dự án. Họ lý luận chính vào việc ERP ngày nay đã trở thành công cụ không thể thiếu của doanh nghiệp, và nó đã trở thành phổ biến quá rộng rãi rồi.

    Các PM của dự án ERP của doanh nghiệp và của đối tác triển khai phải rất thận trọng trong việc tổ chức làm việc theo nhóm, và hãy luôn nhắc nhở mọi thành viên trong dự án về mục tiêu của dự án, và hãy tập trung vào dành cho được mục tiêu này.!

    Một hình ảnh làm việc teamwork mà gần đây các bạn thấy xuất hiện rất rất nhiều trên Internet và được chia sẻ rất nhiều đó là hình tượng sau đây

    Yes it is team work.jpg
     
  16. bsdinsight

    bsdinsight Well-Known Member

    (13) Kế hoạch và giám sát của dự án

    Một rủi ro nữa đến từ nhóm của Project

    Khi làm kế hoạch triển khai dự án, thiếu các task quan trọng của dự án, sẽ làm ảnh hưởng không nhỏ tới dự án. Hoặc sắp xếp sai vị trí trước sau của các task trong dự án cũng sẽ ảnh hưởng rất lớn đến kết quản của dự án. Một dự án ERP kéo dài vài tháng tới 1 năm, trong đó có những ngày lể, ngày nghỉ lại không đưa vào kế hoạch này để tính toán số ngày working-day làm việc chính xác,... và rất nhiều nguyên nhân xảy ra mà yêu cầu các PM của dự án phải thật thận trọng trong việc xây dựng kế hoạch của dự án.

    Ngoài ra, việc bám sát kế hoạch của dự án cũng là 1 vấn đề - rất nhiều trường hợp xảy ra vì các thành viên của dự án bận vào công việc hiện tại của họ, và như thế việc dành thời gian cho dự án là không đảm bảo, như thế ảnh hưởng rất lớn đến kế hoạch của dự án


    Project-Planning.jpg
     
  17. bsdinsight

    bsdinsight Well-Known Member

    (14) Thiếu sự hỗ trợ từ nhà cung cấp và các đối tác khác.

    Thời gian trôi qua đi của một dự án rất nhanh, và với CNTT thì việc cam kết hỗ trợ từ phía các đối tác là một vấn đề sống còn của giải pháp, từ hãng cung cấp phần mềm ERP và các phần mềm của các đối tác, đến đối tác tư vấn độc lập và đối tác tư vấn triển khai phải có một cam kết bảo đảm sự hỗ trợ cao nhất, tốt nhất cho dự án.

    Một sự cam kết hỗ trợ của các đối tác tham gia vào dự án là sự quyết định thành công của dự án ERP của bạn

    Đây là rủi ro đến từ nhóm các rủi ro về Công nghệ (technological)

    Support.jpg
     
  18. bsdinsight

    bsdinsight Well-Known Member

    (15) Không đánh giá hết tổ chức của doanh nghiệp và qui trình hoạt động của doanh nghiệp.

    Một rủi ro đến từ Organizatoin, vì không đánh giá hết độ phức tạp làm việc của tổ chức doanh nghiệp và các qui trình làm việc mang đặc tính rất đặc thù của doanh nghiệp đó và khi xây dựng dự án, và giải pháp cho dự án đã bỏ quên các qui định, qui trình này. Rất nguy hiểm nếu như các qui trình này nằm ở các yêu cầu cao của doanh nghiệp.

    Và sẽ trở nên tệ hại hơn nếu bạn điều chỉnh giải pháp để đáp ứng qui định này lại xảy ra phát sinh ở các khâu, hoặc các qui trình vận hành khác của giải pháp, hoặc phát sinh các yêu cầu nhất thiết phải customize giải pháp.
     
  19. loveERP

    loveERP Member

    Rất hay, mình cũng nghĩ như bác, các nhóm rủi ro chính của một dự án công nghệ nằm trong 4 nhóm chính này, mỗi một nhóm chính này có khoản 10 cái rủi ro, giảm và lường hết các rủi ro của 40 cái là dự án sẽ ổn định ngay từ ban đầu, còn các phương pháp triển khai như của SAP, Microsoft gì đó thì tính sau.
     

Share This Page