Quản lý mua hàng trong ERP

Discussion in 'Giải pháp ERP, CRM, EPM and BI' started by bsdinsight, Jul 10, 2014.

  1. bsdinsight

    bsdinsight Well-Known Member

    Mua hàng, một trong những phân hệ quan trọng của các hệ thống ERP (bạn có thể xem thêm các tính năng quan trọng của hệ thống ERP tại đây) và trong các nhà máy cũng như doanh nghiệp luôn có một bộ phận mua hàng nhằm quản lý việc mua các nguyên vật liệu cho sản xuất, thu mua các sản phẩm cần dùng cho quản lý của doanh nghiệp.... và thường có các tính năng chính sau (tùy thuộc vào mức độ chuyên nghiệp, hoặc đặc thù của doanh nghiệp đó mà có thể yêu cầu thêm nhiều tính năng nữa cho các doanh nghiệp này)

    purchasing requirement.jpg

    1. Một qui trình đơn giản liên quan tới mua hàng là: Đơn đặt hàng của khách hàng --> kế hoạch sản xuất --> yêu cầu nguyên vật liệu --> yêu cầu đặt hàng --> đơn đặt hàng cho nhà cung cấp --> Nhận hàng --> Hóa đơn --> công nợ với nhà cung cấp.
    2. Quan hệ: các quan hệ của các đối tượng trên là quan hệ nhiều nhiều, tức là một yêu cầu đặt hàng có thể tạo được nhiều đơn đặt hàng, và ngược lại, bạn có thể tạo một đơn đặt hàng từ nhiều phiếu yêu cầu đặt hàng., tương tự như thế cho cặp đơn đặt hàng và nhận hàng
    3. Khả năng cung cấp xây dựng workflow để chuyển tiếp giữa các bước trên nhất là từ yêu cầu đặt hàng thành đơn đặt hàng, sẽ phải qua một công đoạn approve của các manager - hệ thống ERP thường xây dựng từng cấp độ (level) cho các manager để xác nhận các yêu cầu đặt hàng thành các đơn đặt hàng - các level này có thể dựa trên tổng giá trị của yêu cầu đặt hàng mà ra, Ví dụ Manager A chỉ có thể Approve các đơn hàng từ 1--1,000 $US, và manager B có thể Approve các đơn hàng từ 1,001 - 2,000 $US
    4. Với Workflow, các manager có thể nhận được email, hoặc message trong hệ thống, và Approve bằng User name, password của mình, hoặc dùng chữ ký điện tử.
    5. Hỗ trợ định nghĩa các hợp đồng dài hạn với nhà cung cấp với giá của hợp đồng, và các đơn đặt hàng này tương ứng với các hợp đồng với nhà cung cấp này.
    6. Đơn đặt hàng với số lượng lớn, và nhà cung cấp sẽ giao hàng theo lịch trình định sẵn.
    7. ERP tổ chức ghi nhận chất lượng sản phẩm, thời gian nhận hàng, các lỗi gặp phải của nhà cung cấp như trễ giờ, sai sản phẩm, không đúng số lượng,... để tập hợp và đánh giá năng lực của nhà cung cấp - làm tiền đề cho các việc lựa chọn nhà cung cấp cho doanh nghiệp mình.
    8. Quản lý việc trả hàng lại nhà cung cấp.
    9. ERP phải quản lý việc bán ký gởi của nhà cung cấp với doanh nghiệp bạn.
    10. ERP phải ghi nhận và phân bổ các chi phí cộng thêm của đơn hàng khi nhận hàng như chi phí vận chuyển, bốc xếp, bảo hiểm và phân bổ lại chi phí này chi tiết vào giá trị tồn kho.
    11. Khả năng hỗ trợ quản lý lot, và serial number của các nguyên vật liệu
    12. Khả năng đặt các mặt hàng không tồn kho (như mua dịch vụ của nhà cung cấp)
    13. ERP có thể cung cấp giải pháp tự động đặt hàng với nhà cung cấp, có nghĩa là cho phép nhà cung cấp truy xuất vào hệ thống ERP của bạn, và qui định các mức đặt hàng của tồn khi - khi nguyên vật liệu giảm tới mức đặt hàng, họ tự động giao hàng cho bạn và về thống sẽ phải tạo ra các tài liệu liên quan mua hàng một cách tự động.
     
  2. Loading...


  3. bsdinsight

    bsdinsight Well-Known Member

    Thêm một số tính năng của ERP đề quản lý mua hàng
    1. Khả năng tạo một đơn đặt hàng cho nhà cung cấp từ một đơn đặt hàng của khách hàng.
    2. Hỗ trợ EDI để tích hợp với các hệ thống khác của nhà cung cấp và ngay trong nội tại của công ty để tự động tạo các đơn hàng từ các dữ liệu của khách hàng gởi tới, hoặc các thông báo của nhà cung cấp như các ANS (advance delivery notice), gởi 1 PO đặt hàng cho nhà cung cấp sẽ tự động chuyển vào hệ thống của khách hàng trở thành một đơn đặt hàng của hệ thống bên nhà cung cấp
     
    Last edited: Jul 11, 2014
  4. bsdinsight

    bsdinsight Well-Known Member

    purchasing report.JPG

    ERP khả năng cung cấp các báo cáo quản trị hỗ trợ trong quá trình quản lý như:
    1. Báo cáo số lượng/giá trị mua hàng theo thời gian (Year to date, Month to Date, Date to Date,...) cho một sản phẩm, dòng sản phẩm, nhóm sản phẩm, hoặc cho 1 nhà cung cấp nào đó.
    2. Báo cáo về chất lượng sản phẩm của một nhà cung cấp nào đó
    3. Báo cáo giao hàng chậm của nhà cung cấp
    4. Các báo cáo về thời gian trung bình nhận hàng của các nhà cung cấp
    5. Báo cáo các đơn hàng đang nhận hàng (hoặc nhận 1 phần) và số lượng còn lại sẽ nhận, thời gian sẽ nhận.
    6. Báo cáo các đơn hàng, hoặc các mặt hàng sẽ được nhận trong tương lai gần (tuần tới, tháng tới, hoặc quí tới)
    Các ERP sẽ cung cấp cho khách hàng của mình công cụ để phát triển các báo cáo, và các dashboard quản trị bên cạnh các báo cáo có sẵn của hệ thống - và đây cũng là một trong những yêu cầu trong việc lựa chọn các ERP cho doanh nghiệp của bạn.
     
  5. bsdinsight

    bsdinsight Well-Known Member

    Với một tập đoàn có nhiều công ty, nhiều nhà máy,... thì việc lập kế hoạch, và tập trung các yêu cầu mua hàng về tại một nơi để quản lý sẽ mang lại rất nhiều lợi tức cho doanh nghiệp mà theo đó, các đơn hàng với nhà cung cấp sẽ lớn hơn rất nhiều do
    • Đặt hàng cho nhiều nhà máy, nhiều công ty thành viên.
    • Đặt hàng dài hạn
    Và điều này sẽ giúp cho công ty của bạn có được.
    1. Giá cả tốt hơn trong các đơn hàng với nhà cung cấp.
    2. Thời hạn thanh toán sẽ tốt hơn, và điều này giúp rất nhiều cho dòng tiền của doanh nghiệp bạn.
    3. Mối quan hệ thương mại lâu dài với đối tác hơn, và chắc chắn theo đó sẽ có nhiều lợi tức về sau cho doanh nghiệp bạn.
     
  6. bsdinsight

    bsdinsight Well-Known Member

    Ngày nay, với việc phát triển mạnh mẻ của CNTT, cùng với yêu cầu phát triển của các phần mềm quản trị trong thế giới phẳng này, các giải pháp phần mềm quản trị đã được đưa vào áp dụng mạnh mẻ hơn với việc quản lý mua hàng với:
    • Quản lý chuỗi cung ứng
    • Thuê ngoài (outsourcing)
    Và đây là 2 nghiệp vụ mà ERP cũng sẽ là công cụ quản lý cho bạn, chúng tôi sẽ đề cập tới các vấn đề về chuỗi cung ứng (supply chain) và outsourcing trong thời gian tới.!
     
  7. bsdinsight

    bsdinsight Well-Known Member

    purchasing and inventory.jpg

    Tồn kho an toàn - Mua hàng lại có liên quan mật thiết với module quản trị kho, và một trong các liên quan đó là "Tồn kho an toàn" - Các ERP luôn định nghĩa việc tồn kho của một mặt hàng (Item) nào đó với:
    • Số lượng tồn kho thấp nhất
    • Số lượng tồn kho cao nhất
    • Điểm đặt hàng lại
    • Số lượng đặt hàng lại.
    Nếu một Item nào đó có bộ số (5, 15, 7, 3) thì có thể nhiều nếu như số lượng tồn kho nhỏ hơn 7 thì hệ thống sẽ nhắc nhớ, cảnh báo,... và người dùng có thể rất đơn giản để tạo ra các đơn đặt hàng, hoặc các yêu cầu đặt hàng với số lượng là 3 đề đảm bảo việc tồn kho cho các hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.

    Và đây chính là mối liên hệ giữa quản lý mua hàng và quản lý kho.
     
  8. bsdinsight

    bsdinsight Well-Known Member

    Mua hàng và quản lý nhà kho (warehousing)

    Với những công ty với số lượng nhập hàng, mua hàng rất lớn, và với các mong muốn như:
    • Tự động hóa cập nhật dữ liệu trong quá trình nhập, xuất tồn kho
    • Khối lượng, số lượng nhập, xuất tồn rất lớn.
    • Quản lý chi tiết theo từng lô hàng, serial number của sản phẩm
    • Quản lý và vận hành trong nhà kho với diện tích lớn.
    • Tự động hóa các hoạt động thực hiện các đơn hàng của khách hàng.....
    Khi đó, giải pháp Warehousing sẽ đóng góp một phần công nghệ đáng kể của mình, cùng tham gia với việc mua hàng nhằm nâng cao hiệu suất làm việc, giảm thiểu mất mát và quan trọng là rất chi tiết cho từng sản phẩm, lô hàng trong việc nhập xuất, và tồn kho.

    warehousing-large.jpg
     
  9. bsdinsight

    bsdinsight Well-Known Member

    Lựa chọn nhà cung cấp.

    Một vấn đề nữa liên quan tới việc mua hàng đó là lựa chọn nhà cung cấp (lâu dài, hoặc ngắn hạn). Các vấn đề có liên quan tới việc lựa chọn nhà cung cấp với ERP
    • Các yêu cầu đặt hàng có thể có hoặc không có nhà cung cấp, nhưng các đơn đặt hàng thì chắc chắn phải có nhà cung cấp.
    • Các PR (yêu cầu đặt hàng Purchase Requisitions) của hệ thống phát sinh tự động của hệ thống như PR phát sinh như MRP (Material Requirement Planning), hoặc từ các qui định về tồn kho an toàn, hoặc của các phòng ban cũng có thể có hoặc không có các nhà cung cấp
    • Thường thì các ERP hỗ trợ bạn thiết lập rất nhiều các lựa chọn đề tìm một nhà cung cấp cho một đơn hàng nào đó nhằm giảm thiểu rủi ro cho doanh nghiệp nhất là thông qua việc thống kê và dánh giá năng lực của nhà cung cấp trong ERP (đánh giá năng lực của nhà cung cấp cũng là một trong những tính năng của phân hệ mua hàng của ERP)
    • Các lựa chọn có thể gặp như thời gian giao hàng, công nợ mà nhà cung cấp đó hỗ trợ doanh nghiệp của bạn,...
    Dĩ nhiên, đó là ERP lựa chọn nhà cung cấp theo tinh thần là máy, và người sử dụng hoàn toàn có thể thay đổi nhà cung cấp này (vẫn còn tùy thuộc vào việc cấp quyền của bạn trong hệ thống ERP này nữa)

    vendor_selection.jpg
     
  10. bsdinsight

    bsdinsight Well-Known Member

    Với ERP, thì việc tích hợp các hoạt động giữa các phòng ban là chuyện tuyệt vời nhất mà ERP sẽ thực hiện cho các doanh nghiệp, và việc mua hàng sẽ tích hợp với rất nhiều phòng ban trong doanh nghiệp của bạn.

    purchase order integration.jpg


    • Với phòng kế toán để chuyển các hóa đơn mua hàng của nhà cung cấp về cho bộ phận tài chính kế toán đối chiếu, và thực hiện nghiệp vụ chi trả, thanh toán cho nhà cung cấp.
    • Với bộ phận kho khi nhận hàng về, thủ kho sẽ nhận hàng mà Purchasing đã đặt mua hàng, và xem xét thực hiện các yêu cầu đặt hàng từ các thiết lập của tồn kho an toàn mà chúng tôi đã đề cập ở trên.
    • Với bộ phận sản xuất thì lại xem xét và đạt các hàng, nguyên vật liệu cho bộ phận sản xuât được tính toán từ MPS, và MRP mà chúng tôi cũng đã đề cập ở trên.
    • Với bộ phận kinh doanh thì sẽ đặt hàng cho các đơn hàng của khách hàng (Thường gọi là các đơn hàng tay ba)
    • Và với các bộ phận khác thì luôn luôn có các đặt hàng như tài sản cố định, các đồ dùng, dụng cụ,....
     

Share This Page