Report Wizard - Tạo nhanh một báo cáo trong Microsoft Dynamics CRM

Discussion in 'Dynamics CRM' started by Hân, Oct 6, 2014.

  1. Hân

    Hân Member

    Bạn cần nhanh một báo cáo trong Microsoft Dynamics CRM với đầy đủ thông tin, các biểu đồ, các bảng thống kê hay danh sách lọc những dữ liệu mà bạn mong muốn mà không tốn quá nhiều thời gian. Điều đó thật dễ dàng với tính năng Report Wizard trong Microsoft dynamics CRM mà chỉ với một vài thao tác đơn giản.

    Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn các bước để tạo ra một báo cáo bằng chức năng Report Wizard của trong chính CRM của bạn mà không cần thông qua bất cứ một phần mềm báo cáo nào khác.

    Với Dynamics CRM report wizard, bạn có thể :
    • Nhóm và tổng hợp các dữ liệu
    • Chia sẽ với toàn bộ tổ chức
    • Thêm hình ảnh như biểu đồ và bảng
    • Drill-down các thông tin chi tiết
    • Chạy các báo cáo từ các danh sách hay Form trên các entity mà bạn muốn
    • Tải về và chỉnh sửa bằng cách sử dụng công cụ Microsoft’s Business Intelligence Development Studio
    Creating a Report with the Report Wizard

    Một báo cáo phổ biến mà người sử dụng CRM có thể muốn là một báo cáo mà trong đó hiển thị mười tài khoản (accounts) hàng đầu trong biểu đồ pipeline dựa trên tổng doanh thu ước tính của các cơ hội đã mở. Trong ví dụ này, bạn sẽ sử dụng Report Wizard để xây dựng báo cáo này. Lưu ý rằng không phải tất cả người sử dụng nhất thiết phải có sự cho phép để tạo ra báo cáo này.

    1. - Login vào Microsoft Dynamics CRM > Menu chọn SALES > REPORTS

    Microsoft Dynamic CRM - Report Wizard - 01.png

    2. Giao diện Danh sách các báo cáo hiện đang có trong CRM của bạn

    Microsoft Dynamic CRM - Report Wizard - 02.png

    3. Click nút New > Giao diện trang tạo mới 1 báo cáo

    Microsoft Dynamic CRM - Report Wizard - 03.png

    4. Nhập và tùy chọn các thông tin cần cho báo cáo : (như hình minh họa phía trên)
    • Report Type : chọn Report Wizard Report báo cáo sử dụng Fetch-based reports
    • Name : Tên của báo cáo bạn đang tạo
    • Parent Report : Nếu báo cáo đang tạo của bạn là dạng báo cáo Drill down (báo cáo chi tiết của một báo cáo khác) thì khi bạn chọn báo cáo CRM sẽ tự động tìm kiếm và link tới báo cáo chính.
    • Categories : Thuộc nhóm báo cáo dành cho nhóm nào : sale, marketing, admin, services
    • Related Record Types : báo cáo này có mối quan hệ với Entity nào
    • Display In : Báo cáo sẽ hiện ở đâu
    5. Click nút Report Wizard > Hiển thị trang Report Wizard mới > Click chọn loại báo cáo
    • Start a new report : bắt đầu bằng một báo cáo mới.
    • Start from an existing report : bắt đầu từ báo cáo đã có để tạo một báo cáo mới.
    Microsoft Dynamic CRM - Report Wizard - 04.png

    *** Lưu ý: Nếu bạn check vào ô "Overwrite existing report" : là những chỉnh sửa trong báo cáo bạn chọn sẽ ghi đè lên báo cáo bạn chọn

    Trong ví dụ này sẽ hướng dẫn các bạn tạo mới hoàn toàn một báo cáo bằng Report Wizard > Click chọn "Start a new report" > bấm nút Next để xác nhận tùy chọn và sang bước tiếp theo.

    6. Giao diện bước tiếp theo

    Microsoft Dynamic CRM - Report Wizard - 05.png

    Nhập các thông tin bắt buộc (thông tin có dấu *)
    • Report Name: Tên của báo cáo bạn đang tạo - VD: Top 10 Opportunities
    • Primary record type: Chọn Entity chính mà mà bạn muốn hiển thị trong báo cáo - VD : Opportunity
    • Related record type: Danh sách các entity có mối quan hệ với entity chính mà bạn chọn phía trên - VD: Lead (Qualifying Opportunity)
    Click Next để xác nhận những thiết lập vừa tạo.

    7. Bước tiếp theo, bạn sẽ thiết lập các tiêu chí lọc thông tin dữ liệu và xác định các điều kiện theo yêu cầu mà bạn mong muốn trong báo cáo.

    Microsoft Dynamic CRM - Report Wizard - 06.png
    • (1) Điều kiện lọc cho Leads:
    Use Saved View : Tùy chọn View trong danh sách các View của Leads hiện đang có trong CRM của bạn.

    Điều kiện đầu tiên, CRM sẽ tự tạo cho bạn "Modified On - Last X Days - 30" cho phép bạn xem kết quả các record nào của Lead có sửa đổi trong 30 ngày qua. Nếu bạn không cần điều kiện này, bạn có thể xóa bỏ.

    Nếu bạn không muốn dữ liệu của bạn được lọc, chọn nút Clear.

    • (2) Điều kiện lọc cho Opportunities: Tạo và thiết lập các điều kiện tương tự như Lead
    Nếu bạn muốn tạo thêm điều kiện khác, bạn click nút Select > Hiển thị danh sách các field trong entity bạn chọn > tùy chọn field bạn cần tạo điều kiện - VD : Status

    Microsoft Dynamic CRM - Report Wizard - 07.png

    Bạn chọn tiếp phép toán cho điều kiện - VD : Equals

    Microsoft Dynamic CRM - Report Wizard - 08.png

    Sau đó chọn giá trị cho điều kiện phép toán đó - VD : Open

    Microsoft Dynamic CRM - Report Wizard - 09.png


    Điều kiện sau khi hoàn tất (như hình sau)​

    Microsoft Dynamic CRM - Report Wizard - 10.png

    Click Next để xác nhận hoàn tất thiết lập bộ lọc dữ liệu cho báo cáo.​
     
    Last edited: Oct 6, 2014
    Phu Ton and DynamicsAX like this.
  2. Loading...


  3. Hân

    Hân Member

    8. Tại bước này, bạn sẽ thiết kế và bố trí các thông tin hiển thị theo ý muốn của mình

    Microsoft Dynamic CRM - Report Wizard - 11.png

    "Click here to add a grouping" : Chọn vào để tạo 1 group (nhóm các dữ liệu lại) > Hiện trang Add Grouping
    • Record type: tùy chọn Record entity mà bạn muốn hiển thông tin - VD : Opportunities
    • Column: Tùy chọn cột nào trong danh sách các field thông tin trong Record mà bạn chọn phía trên - VD: Topic
    • Sort order: Sắp xếp dữ liệu tăng dần hay giảm dần
    • Column width: Thiết lệp chiều rộng của cột dữ liệu đó khi hiển thị
    • Summary type: Chọn phép toán khi các cột là dữ liệu số như : Count, Min , Max, Sum ...

    Microsoft Dynamic CRM - Report Wizard - 13.png


    "Click here to add a column" : Chọn vào để tạo 1 cột dữ liệu > Hiện trang Add Column (tương tự như add Grouping)
    • Record type: tùy chọn Record entity mà bạn muốn hiển thông tin
    • Column: Tùy chọn cột nào trong danh sách các field thông tin thuộc Record mà bạn chọn phía trên
    • Sort order: Sắp xếp dữ liệu tăng dần hay giảm dần
    • Column width: Thiết lệp chiều rộng của cột dữ liệu đó khi hiển thị
    • Summary type: Chọn phép toán khi các cột là dữ liệu số như : Count, Min , Max, Sum ...
    Sau khi kết thúc chọn nhóm/ cột > bạn click OK để xác nhận hoàn thành > Giao diện khi bạn bố trí dữ liệu như sau :

    Microsoft Dynamic CRM - Report Wizard - 12.png

    Để chỉnh sửa vị trí hay giá trị của các cột/nhóm thì Report Wizard còn hỗ trợ thanh công cụ phía bên phải
    • Configure Sorting - Chỉnh sửa các thiết lập sắp xếp
    • Add Column or Grouping - Thêm cột hay nhóm > Hiển thị Add Column/ Add Grouping
    • Change Properties - Thay đổi các thuộc tính của cột bạn chọn
    • Remove Column or Grouping - Xóa cột/ nhóm bạn chọn
    • Set Top or Bottom number - Thiết lập sắp xếp các số đầu/ cuối
    Microsoft Dynamic CRM - Report Wizard - 14.png
    Click Next

    9. Chọn Format cho báo cáo của bạn > có 2 loại định dạng báo cáo :
    • Table only : Báo cáo chỉ hiển thị các thông tin dữ liệu lọc được theo bố trí thuộc dạng bảng
    • Chart and table : Báo cáo hiển thị dữ liệu thể hiện bằng biểu đồ và bảng
    Microsoft Dynamic CRM - Report Wizard - 15.png

    10. Click Next > Hiện bảng "Xác nhận bản tóm tắt báo cáo và hoàn tất quá trình" > Next > Finish

    Microsoft Dynamic CRM - Report Wizard - 16.png

    Vậy là bạn đã hoàn tất tạo 1 báo cáo bằng Report Wizard. Bây giờ , bạn chỉ việc chọn báo cáo vừa tạo và bấm nút "Run report" để chạy báo cáo và xem kết quả.

    Để hiểu hơn về các loại Báo cáo trong Microsoft Dynamics CRM, các bạn có thể tham khảo bài viết "Microsoft Dynamics CRM 2013 - Reports".






     
    Bin Tran likes this.

Share This Page