Roll-Up Fields in Microsoft Dynamics CRM 2015

Discussion in 'Dynamics CRM' started by Hân, Dec 1, 2014.

  1. Hân

    Hân Member

    Roll-up fields là một tính năng mới tuyệt vời của Microsoft Dynamics CRM 2015, tính năng cho phép tập hợp dữ liệu từ nhiều bản ghi (records) con đến các bản ghi chính sau cùng, đây là tính năng vô cùng hữu ích trong nhiều tình huống kinh doanh.

    Trong tình huống sau, khách hàng Joe trong CRM shop muốn thấy doanh thu thực tế của tất cả các cơ hội đã đóng trong năm nay, cho tất cả các tài khoản con, tài khoản của công ty ABC và hiển thị trên Form tài khoản công ty ABC .

    Chúng ta hãy bắt đầu với những bước cơ bản sau :

    Bước 1: Login vào giao diện bạn cần tạo Field
    • Login vào CRM 2015 của bạn > Chọn Form chứa fields mà bạn muốn tính tổng
    VD : CRM > SALE (Bán Hàng) > CONTACT (Người liên hệ)

    Microsoft Dynamic CRM 2015 - Rollup Fields - 01.jpg

    • Tại menu > Click vào nút ... > chọn Form để vào giao diện chỉnh sửa Form.
    Microsoft Dynamic CRM 2015 - Rollup Fields - 02.jpg

    Bước 2: Tạo một Rollup Fields mới
    • Tại cửa sổ Form Editor Contact > Tại khung bên phải phía dưới, bạn click nút New Field để tạo một field mới để hiển thị tổng doanh thu thực tế khi cơ hội đóng.

    Microsoft Dynamic CRM 2015 - Rollup Fields - 03.jpg

    • Hiển thị màn hình New Field > Bạn điền đầy đủ thông tin như hình sau :
    Microsoft Dynamic CRM 2015 - Rollup Fields - 04.jpg

    Mục Type :
    • Data Type : loại dữ liệu thông tin fields ( Kiểu chữ - Single Line of Text, Option Set - dữ liệu lựa chọn, Image - hình ảnh, Currency - kiểu tiền tệ, Whole of Number - kiểu số, Floating Point Number - kiểu số thực,... )
    • Field Type : loại field (Single - bình thường / Calculated - tính toán / Rollup) > Bạn Rollup để sử dụng tính năng Rollup Field.
    Sau khi bạn đã hoàn tất thông tin và chọn lựa các tùy chọn field > Bạn nhấn nút Save để hệ thống tạo mới fields với thông tin bạn vừa hoàn thành.


    Bước 3: Thêm tính logic cho Rollup field

    • Click nút Edit trong cửa sổ như trong hình phía trên.
    • Bạn sẽ thấy hiện cửa sổ Rollup Field > Tổng Doanh Thu (cửa số có giao diện giống với giao diện thiết lập của Business Role)

    Microsoft Dynamic CRM 2015 - Rollup Fields - 05.jpg


    Bước 4: Mục SOURCE ENTITY
    • Source: Entity nguồn sẽ mặc định là entity mà bạn đang tạo ra field này. Trong ví dụ của chúng tôi, chúng tôi chọn mặc định để các entity Contact.
    • Use Hierarchy: (Yes/ No) đây là nơi mà bạn có xác định nếu bạn muốn roll-up dữ liệu giữa một mối quan hệ cha / con trên source.
    Trong ví dụ, bạn muốn nắm bắt thông tin Cơ hội (opportunity) cho tất cả các khách hàng thì khi bạn load vào Use Hierarchy là NO

    --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

    *** Lưu ý :

    Nếu Source của bạn có mốii quan hệ cha/ con thì Use Hierarchy sẽ được chọn là YES và thông tin của relationship đó.

    Microsoft Dynamic CRM 2015 - Rollup Fields - 06.jpg

    Hiện thị trường FILTER để bạn thiết lập điều kiện lọc

    Microsoft Dynamic CRM 2015 - Rollup Fields - 07.jpg

    ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

    Bước 5: Mục RELATED ENTITY (OPTIONAL)
    • Related : Hiển thị danh sách các entity có mối quan hệ với source mà bạn đã chọn phía trên > Bạn chọn Opportunities (Contact)
    Microsoft Dynamic CRM 2015 - Rollup Fields - 08.jpg
    • Sau khi bạn chọn entity related > sẽ xuất hiện mục Filters (Optional) : nhằm tạo điều kiện cho những record thuộc entity related mà bạn chọn
    Microsoft Dynamic CRM 2015 - Rollup Fields - 09.jpg
    • Thiết lập Filter > bạn click vào nút + Add condition sẽ hiện thị các mục để bạn thiết lập
    VD: Thiết lập điều kiện đầu tiên là lấy các cơ hội (Opportunity) có tình trạng (Status) là Won
    Microsoft Dynamic CRM 2015 - Rollup Fields - 10.jpg

    Feild : Danh sách Fields thuộc entity mà bạn vừa chọn > Bạn chọn : Status

    Operator : Danh sách các phép tính ( Equals- bằng, Does not equal - không bằng, Containts data - chứa data, Does not contain data - không chứa thông tin, Is greater than - lớn hơn, ...) > Bạn chọn : Equals

    Type : có 2 loại Value / Feild > Bạn chọn : Value

    Value : nhập giá trị hoặc tùy chọn giá trị có sẵn mà bạn muốn đặt điều kiện > Bạn chọn: Won

    Sau khi bạn hoàn thành điều kiện > Bạn chọn nút v check để xác nhận điều kiện đã hoàn thành ( hoặc dấu X để hủy bỏ điều kiện đó).
     
    Last edited: Dec 1, 2014
  2. Loading...


  3. Hân

    Hân Member

    Để tạo tiếp điều kiện tiếp theo, bạn chỉ cần click vào nút + Add condition

    Microsoft Dynamic CRM 2015 - Rollup Fields - 11.jpg

    Từ điều kiện thứ 2 trở đi, bạn sẽ chọn thêm trường điều kiện And/Or > Các trường thiết lập khác bạn làm như các bước hướng dẫn phía trên.

    VD: thiết lập thêm 2 điều kiện là lấy các cơ hội có ngày đóng trong năm 2014 ( có nghĩa là thời gian được tính từ ngày 1/1/2014 đến ngày 31/12/2014)

    Các điều kiện sau khi thiết lập

    Microsoft Dynamic CRM 2015 - Rollup Fields - 12.jpg

    Bước 6: Mục AGGREGATION

    Click vào dấu +Add aggregation để thêm các phép tính khi thỏa những điều kiện phía trên mà bạn đã thiết lập.

    Microsoft Dynamic CRM 2015 - Rollup Fields - 13.jpg

    Aggregate Function : Công thức cho phép tính (Sum - tính tổng, Max - số lớn nhất, Min - số nhỏ nhất)
    > Bạn chọn : SUM

    Aggregated Related Entity Field : Danh sách các Fields thuộc entity có mối quan hệ mà bạn có thể thực hiện phép tính được > Bạn chọn : (Opportunity) Actutal Revenue

    Sau khi nhập công thức xong > Bạn click nút V - Check để xác nhận sử dụng hành động này cho điều kiện bạn đã thiết lập (Hoặc bạn click nút X để hủy bỏ hành động bạn vừa làm)

    Microsoft Dynamic CRM 2015 - Rollup Fields - 14.jpg

    Bước 7:

    Sau khi bạn hoàn tất thiết lập điều kiện và các hành động > Bạn nhấn nút Save để xác nhận thiết lập Rollup Field cho Fields mà bạn vừa tạo.​

    > Save Publish Form chứa các Fields bạn vừa tạo.

    > Load lại trang, tạo và nhập dữ liệu cho Opportunity mới > Won cơ hội đó và xem lại Fields Tổng Doanh Thu có thay đổi như bạn đã thiết lập.

    Microsoft Dynamic CRM 2015 - Rollup Fields - 15.jpg
    --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

    *** Lưu ý :

    Một vài điều bạn cần ghi nhớ khi sử dụng Rollup Fields:
    • Khi một Field được tạo ra, bạn không thể thay đổi "Type Field". Điều này phải được đặt ở việc tạo ra các Fields này.
    • Roll-up hoạt động trên các quá trình không đồng bộ, và các roll-up được thực hiện mỗi giờ. Tuy nhiên, bạn cũng có thể kích hoạt chúng thông qua cách nhấn vào nút "làm mới" khi bạn rê chuột vào trong Fields roll-up sẽ xuất hiện
    Microsoft Dynamic CRM 2015 - Rollup Fields - 16.jpg
    Hoặc bạn làm mới trình duyệt của bạn để cập nhật số liệu tức thời.​
    • Roll-up là không có sẵn cho các mối quan hệ N: N, nó sẽ chỉ làm việc với trực tiếp mối quan hệ 1: N

    -----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
    Khi kết hợp với workflow, business logiccalculated fields, Roll-up sẽ hoàn toàn giải phóng sức mạnh mà Microsoft CRM mang lại mà không cần bạn phải code.

     
    Last edited: Dec 2, 2014
  4. bsdinsight

    bsdinsight Well-Known Member

    Demo giới thiệu tính năng

     

Share This Page