Working with Activities in Microsoft Dynamics CRM (1)

Discussion in 'Dynamics CRM' started by Hân, Jan 7, 2015.

  1. Hân

    Hân Member

    Trong Microsoft Dynamics CRM, Activities (Hoạt động) được sử dụng để ghi lại một loại hình cụ thể của giao tiếp, cũng như các đối tượng, thời gian và các chi tiết của các giao tiếp đó. Activities bao gồm các hành động như là email, gọi điện thoại, các cuộc họp,... Sử dụng các Activities giúp bạn và tổ chức của bạn hiểu được tất cả các thông tin liên lạc tổ chức của bạn đã có với mỗi khách hàng hoặc với khách hàng tiềm năng. Activities nên được sử dụng bởi mỗi người dùng mà có những mối quan hệ bên ngoài và có các thông tin liên lạc. My Activities view của bạn sẽ làm như danh sách việc "To Do" của bạn. Bạn có thể tạo ra các truy vấn tìm kiếm, views, và các báo cáo để theo dõi các hoạt động của khách hàng hoặc loại hoạt động (activity type). Bằng cách sử dụng các hoạt động, bạn được đảm bảo rằng tất cả các thông tin liên lạc với các khách hàng có thể được tìm thấy ngay sau đó.

    Microsoft Dynamic CRM - Activities - 01.png

    Các phần sau đây sẽ cung cấp thêm chi tiết về activities và hướng dẫn cách làm việc với activities :
    Activity Types

    Có 11 loại hoạt động (activity types) khác nhau trong Microsoft Dynamics CRM định nghĩa dưới đây. Mỗi loại hoạt động có hình thức riêng của nó và thiết lập các fields. Những hình thức và các fields có thể tùy chỉnh.


    1. Phone Calls

    - Sử dụng loại hoạt động này để ghi lại các thông tin và chi tiết của một cuộc gọi trong nước hay ngoài nước. Trong Outlook, phone call được đồng bộ như là một nhiệm vụ (task).
    • Call From : Người gọi điện thoại.
    • Call To : Người nhận điện thoại gọi đến.
    • Phone Number : Số điện thoại được gọi.
    • Subject : Chủ đề của cuộc gọi điện thoại này.
    Microsoft Dynamic CRM - Activities - 02.png


    2. Emails

    - Sử dụng record này để theo dõi các tin nhắn email mà các tin nhắn này được gửi hay đã nhận. Email messages có thể được theo dõi từ Outlook hay được tạo và gửi trực tiếp CRM. Có nhiều cách để thiết lập cài đặt Outlook khác nhau vế cách theo dõi các email.
    • From : Người gửi email này. (Người gửi phải có địa chỉ email).
    • To : Người nhận thông tin (nếu người này đã lưu email cá nhân của mình hoặc nếu không phải là khách hàng trong CRM của bạn thì bạn có thể nhập trực tiếp mail tại feild này).
    • Cc / Bcc : Những người cùng nhận được email.
    • Subject : Tiêu đề/ Chủ đề của email bạn gửi.
    • Attachments : Các tập tin đính kèm trong Email của bạn.
    • Editor : nơi bạn nhập nội dung của Email mà bạn muốn gửi.
    Microsoft Dynamic CRM - Activities - 03.png


    3. Tasks


    - Bạn có thể sử dụng các Tasks - nhiệm vụ này để theo dõi các hành động hay các mục "To Do" khác trong danh sách. Tasks có thể được theo dõi từ Outlook.
    • Subject : Tiêu đề/ Chủ đề của nhiệm vụ bạn được giao.
    • Description : Mô tả nhiệm vụ bạn được giao hay bạn đang tạo.
    • Due : kỳ hạn để hoàn thành nhiệm vụ này.
    • Priority : Mức độ ưu tiên của nhiệm vụ này (Low / Normal / High)
    • Activity Status : Tình trạng của hoạt động này.
    • Mark Complete : Nút này sẽ đánh dấu Task bạn đang chọn đã hoàn thành.
    - Sau đây là một ví dụ về một Tasks là thu thập thông tin về một công ty tiềm năng mà bạn đang làm kinh doanh với công ty đó..

    Microsoft Dynamic CRM - Activities - 04.png


    4. Appointments


    - Với loại hoạt động sử dụng appointments (cuộc hẹn) để theo dõi các cuộc họp cá nhận hoặc các cuộc gọi hội nghị. chúng có thể được theo dõi từ Outlook hoặc theo lịch trình trực tiếp trong CRM.
    • Mark Complete : Nút này sẽ đánh dấu bạn Appointments đã hoàn thành.
    • Required : Cuộc họp hay buổi hẹn này được yêu cầu từ ai.
    • Subject : Tiêu đề/ Chủ đề của cuộc họp.
    • Description : Mô tả về cuộc họp.
    • Location : Cuộc họp sẽ diễn ra tại đâu.
    • Start Time : Thời gian bắt đầu cuộc họp.
    • End Time : Thời gian kết thúc cuộc họp.
    - Nếu cuộc họp diễn ra cả ngày thì bạn chỉ cần check vào ô "All Day Event"
    Microsoft Dynamic CRM - Activities - 05.png


    5. Recurring Appointments

    - Đây là cuộc họp hoặc cuộc gọi hội nghị được lặp đi lặp lại thường xuyên, hay đã được xác định trước. Để thiết lập các tùy chọn tái diễn này của các cuộc họp > Bạn chọn 'Recurrence' từ thanh lệnh của cuộc họp.

    Microsoft Dynamic CRM - Activities - 06.png

    - Hiển thị hộp thoại "Set Recurrence" > Thiết lập thời gian của cuộc họp, Số lần lặp và thời gian cụ thể lặp lại cuộc họp đó, thời gian bắt đầu lặp và thời gian kết thúc việc lặp cuộc họp đó.

    Microsoft Dynamic CRM - Activities - 07.png


    6. Letters

    - Với loại hoạt động là Letters (Thư) thì bạn có thể theo dõi trực tiếp các mail. Điều này có thể là thư cá nhân mà người sử dụng gửi đến khách hàng hay các thư mà được triển khai thông qua các marketing campaign (chiến dịch tiếp thị) để theo dõi trực tiếp các bưu phẩm (mailers) như là thư mời hay bưu thiếp.
    • Mark Complete : Nút này sẽ đánh dấu bạn Appointments đã hoàn thành.
    • From : Người gửi thư này. (Người gửi phải có địa chỉ nhận thư).
    • To : Người nhận thông tin.
    • Address : Địa chỉ mà thư sẽ được gửi tới.
    • Subject : Tiêu đề/ Chủ đề của thư bạn muốn gửi.
    • Description : Mô tả hay nội dung của thư bạn đang muốn gửi
    • Direction : hình thức gửi thư (Outgoing : gửi ra bên ngoài)
    • Due : Kỳ hạn để bạn hoàn thành lá thư này.
    Microsoft Dynamic CRM - Activities - 08.png


    7. Faxes

    - Sử dụng loại Fax activity type để theo dõi bất kỳ faxes nào mà được gửi và nhận.

    Microsoft Dynamic CRM - Activities - 09.png


    8. Campaign Responses

    Campaign responses (các phản hồi từ chiến dịch) là các hoạt động theo dõi lãi xuất từ các chiến dịch tiếp thị. Ví dụ như, tất cả mọi người mà bị dừng lại bởi gian hàng hội chợ thương mại của bạn sẽ được thêm vào như là một Campaign responses. Đối với những người cần được quan tâm hơn, từ các phản hồi chiến dịch, bạn có thể tạo ra một lead (khách hàng tiềm năng). Phản hồi chiến dịch có thể được chuyển đổi lên thành một khách hàng tiềm năng (Lead), cơ hội (Opportunity), bảng báo giá (Quote) hoặc đơn đặt hàng (Order).
    • Parent Campaign : Chiến dịch chính mà bạn sẽ nhận phản hồi.
    • Response Code : Mã phản hồi
    • Subject : Chủ đề của sự phản hồi này.
    • Received from Existing Customer : Phản hồi này được nhận từ khách hàng đã có trong CRM của bạn.
    • Received from New Customer : Phản hồi này được nhận từ một khách hàng mới (chưa có trong CRM của bạn) và những thông tin của khách hàng đó. (Tên công ty, tên khách hàng, số điện thoại, Email, Fax)
    • Details : Thông tin chi tiết của phản hồi bạn đang xem.
    + Chanel : được nhận từ kênh thông tin nào

    + Received On : phản hồi này được nhận khi nào

    + Closed By : thời gian đóng phản hồi
    Microsoft Dynamic CRM - Activities - 10.png
     
    Last edited: Jan 12, 2015
    Bin Tran likes this.
  2. Loading...

    Similar Threads Forum Date
    Working with Activities in Microsoft Dynamics CRM (2) Dynamics CRM Jan 12, 2015
    Start working with Dynamics CRM Dynamics CRM Jul 11, 2014
    Working with Timeline View in Microsoft Project 2013 Microsoft Dynamics 365 May 30, 2014

  3. Hân

    Hân Member

    9. Campaign Activities

    Campaign activities là đặc trưng riêng của Campaign (chiến dịch), và được tạo ra khi các hoạt động đó được triển khai thông qua các chiến dịch. Người tạo ra chiến dịch sẽ là chủ sở hữu của các hoạt động này, mà thường là nhân viên tiếp thị (marketing user).
    • Subject : Chủ đề của hoạt động trong chiến dịch.
    • Parent Campaign (Use in Campaign) : Chiến dịch chính của hoạt động bạn đang tạo.
    • Status Reason : Trạng thái của hoạt động.
    • Chanel : Kênh thông tin nhận từ hoạt động.
    • Outsource Vendors : Nhà cung cấp (chứa danh sách Account và Contact có trong CRM của bạn).
    • Scheduled Start / Scheduled End : Thời gian bắt đầu trong lịch trình / thời gian kết thúc theo lịch trình.
    • Actual Start / Actual End : Thời gian bắt đầu trong thực tế / Thời gian kết thúc trong thực tế.
    • Allocated Budget : Ngân sách được cho phép.
    • Actual Cost : Chi phí thực tế.
    Microsoft Dynamic CRM - Activities - 11.png

    10. Service Activity

    Service activities được sử dụng để sắp xếp một buổi hẹn (appointment) mà nó cung cấp một dịch vụ. Điều này có thể được sắp xếp bằng tay, hoặc bạn có thể sử dụng service scheduler, nó sẽ tự động quá trình lập kế hoạch và các qui tắc (Rules) sẽ được thiết lập. Với các quy tắc, bạn có thể bao gồm một địa điểm cụ thể hoặc một trang web, các thiết bị và nhóm nguồn tài nguyên. Điềy này có thể hữu ích trong ngành công nghiệp chăm sóc sức khỏe / y tế, ngành thực phẩm và các ngành công nghiệp nước giải khát (như nhà hàng).
    • Subject : Chủ đề của hoạt động dịch vụ bạn đang tạo.
    • Service : Hoạt động bạn đang tạo thuộc dịch vụ nào. Field chứa danh sách các Service hiện đang có trong CRM của bạn.
    • Site : Hoạt động dịch vụ này sẽ diễn ra tại site của bạn - Field chứa danh sách các Site hiện đang có trong CRM của bạn.
    • Customer : Chứa danh sách Account/ Contact > chọn khách hàng mà dịch vụ này sẽ phục vụ.
    • Resource : Các nguồn lực (tài nguyên) bao gồm User Facility/Equipment
    • Location : Địa điểm cụ thể diễn ra hoạt động này.
    • Show Time As : Thời gian bắt đầu trong thực tế / Thời gian kết thúc trong thực tế.
    • Scheduling Information : Thiết lập thông tin lịch trình cho hoạt động này , bao gồm : ngày bắt đầu và kết thúc, thời gian bắt đầu và kết thúc hay là sự kiện này diễn ra trong cả ngày.

    Microsoft Dynamic CRM - Activities - 12.png

    11. Custom Activities

    Ngoài các loại hoạt động được liệt kê ở trên, bạn cũng có thể tạo thêm các loại hoạt động tùy chỉnh (custom activity types). Tính năng tuyệt vời này cho phép bạn tùy chỉnh các hoạt động trong CRM để làm cụ thể cho quá trình của bạn, kinh doanh và công nghiệp. Một vài điều cần lưu ý là bạn không thể thực hiện các hoạt động tùy chỉnh đồng bộ với Outlook hoặc xuất hiện ngoài giới hạn trên lịch . Ngoài ra, các hoạt động tùy chỉnh đa số không được phân phối thông qua chiến dịch.

    Microsoft Dynamic CRM - Activities - 13.png
     
  4. dungnv

    dungnv New Member

    cho mình hỏi là có thể liên kết cuộc gọi trong activity này với 1 số điện thoại của công ty không vì chẳng lẽ để nhân viên nhập vào à !
    mình đang được giao cho tìm hiểu cái này để chuẩn bị triển khai mong đc ad tư vấn thêm
     
  5. bsdinsight

    bsdinsight Well-Known Member

    Vẫn chưa hiểu là bạn hỏi gì luôn, có thể nói rõ hơn được không?
     
  6. dungnv

    dungnv New Member

    ví dụ nhé mình là 1 nhân viên bán hàng và mình có 1 số điện thoại để liên hệ với khách hàng hay khách hàng liên hệ với mình qua số điện thoại đó. Mình muốn hỏi là có thể liên kết với số điện thoại đó hay không tức là khi có cuộc gọi phát sinh mình đều có thông tin tự note lại , thay vì để mình phải nhập thủ công vào chương trình mà chỉ cần check và add thêm thông tin thôi
     
  7. bsdinsight

    bsdinsight Well-Known Member

    Với điện thoại để bàn, thì có thể dùng Call-Center để làm việc này, hoặc chí ít dùng ứng dụng CTI nào đó để làm việc này.
     

Share This Page