Working with Activities in Microsoft Dynamics CRM (2)

Discussion in 'Microsoft Dynamics 365' started by Hân, Jan 12, 2015.

  1. Hân

    Hân Member

    Activities and Notes Best Practices

    Tracking and Creating Activities

    Các Activities trong Microsoft Dynamics CRM đều có chức năng rollup. Điều này có nghĩa rằng nếu bạn thêm hoặc theo dõi một hoạt động "child" record, nó cũng sẽ xuất hiện trong danh sách hoạt động "parent" record. Ví dụ, nếu bạn thêm một hoạt động cho một case, thì một hoạt động tương tự sẽ xuất hiện trên các contact record và account record được liên kết với case. Điều này giúp ngăn chặn lịch sử và dữ liệu bị mất hoặc bị bỏ qua. Vì không có chức năng roll-down, bạn nên thêm, theo dõi hoặc kích hoạt đến record cụ thể nhất.

    Notes

    Notes này là một field văn bản mở mà nó tự động tạo ra một đánh dấu thời gian (time-stamp) và hiển thị các tác giả của các note đó. Các file đính kèm được thêm vào phần ghi chú (notes section).

    Microsoft Dynamic CRM - Activities - 14.png

    Best practices for activities and notes in Dynamics CRM

    Người sử dụng thích sử dụng các ghi chú (notes) bởi vì chúng nhanh chóng, dễ dàng, và tạo ra một đánh dấu thời gian. Nó được phổ biến cho người dùng để thử và nhập thông tin cần phải được thêm vào như là một loại hoạt động vào một ghi chú.

    Ví dụ, một đại diện bán hàng có thể thêm một lưu ý rằng nói "Đã có một theo dõi cuộc gọi điện thoại với Joe về đề nghị chúng tôi gửi vào ngày 6/3. Ông ấy sẽ đưa ra quyết định vào tuần tới." . Tuy nhiên, đó là cách tốt nhất để "không" sử dụng ghi chú theo cách này. Các hành động như là nhiệm vụ, email, gọi điện thoại, các cuộc hẹn và không nên được thêm vào như ghi chú. Thay vào đó, những cần được nhập như các hoạt động.

    Dưới đây là danh sách các downfalls để sử dụng ghi chú:
    • Bạn không thể tìm kiếm trong Notes. các ghi chú không được bao gồm trong các báo cáo hoặc các tìm kiếm nâng cao. Nhiều tổ chức muốn có số liệu thống kê và báo cáo các hoạt động xung quanh những hoạt động nào đã được hoàn thành.
    • Ghi chú không có roll-up. Không giống như các hoạt động, nếu một ghi chú được thêm vào một cơ hội nó sẽ không xuất hiện trên account. Điều này có thể làm cho dữ liệu bị mất hoặc làm thêm nhiều việc hơn vì người dùng phải tạo lại cùng một lưu ý nhiều lần cho các record khác nhau.
    • Thông tin có thể bị mất. Sử dụng ghi chú tạo ra một nơi chứa khác cho người sử dụng để xem xét khi đang cố gắng để tìm kiếm thông tin về record đó. Người dùng có thể không tìm thấy các lưu ý khi tìm kiếm lịch sử nền record.

    Calendar


    Calendar (Lịch) trong Microsoft Dynamics CRM rất giống với lịch Outlook, nó cho thấy tất cả lịch trình các appointments (cuộc hẹn) và các service activities (hoạt động dịch vụ). Bạn có thể thiết lập các quy tắc hướng dẫn và hỗ trợ bạn khi lên lịch các cuộc hẹn hoặc các hoạt động dịch vụ. Nhiều tổ chức sử dụng Microsoft Outlook hoặc một hệ thống lịch, lịch CRM là rất hiếm khi được sử dụng.

    1. Login vào Calendar :
    • Login vào CRM của bạn > Menu CRM > SALE / MARKETING / SERVICE
    Microsoft Dynamic CRM - Activities Calendar - 01.png
    • Tại menu Sale / marketing / service > Bấm mũi tên xuống > Calendar
    Microsoft Dynamic CRM - Activities Calendar - 02.png
    • Hiển thị giao diện trang Calendar với tháng/ tuần / ngày hiện tại
    Microsoft Dynamic CRM - Activities Calendar - 03.png
    2. Khung bên trái (lịch)

    Hiển thị lịch tháng với từng ngày chứa thông tin các hoạt động thực hiện trong ngày (như hình trên)

    **** Note :
    • Khung lịch sẽ hiển thị theo phần Calendar Views mà bạn chọn > Xem phần hướng dẫn mục dưới để hiểu rõ hơn

    3. Khung bên phải
    • Hiển thị lịch tháng hiện tại > Bạn có thể chọn ngày/ tháng/ năm mà bạn muốn xem tại khung bằng cách :
    + Chọn ngày : Click vào ngày mà bạn muốn trong lịch tháng đang hiện thị.

    + Chọn tháng : để xem tháng kế tiếp hay trước đó thì bạn click vào icon mũi tên. Nếu bạn muốn xem tháng cách xa tháng hiện tại thì bạn click vào tên tháng phía đầu khung (1) > Sẽ hiển thị danh sách các tháng trong năm đó > Click chọn tháng bạn muốn xem (2)

    Microsoft Dynamic CRM - Activities Calendar - 04.png

    + Chọn năm : bạn click vào tên tháng như hình phía trên (1) > bấm 2 dấu mũi tên ngay phía tên năm đến năm mà bạn muốn chọn​
    • Calendar Views: Giúp bạn thiết lập cách hiển thị thông tin lịch tại khung bên trái
    + Month : Xem tất cả cá ngày trong tháng , hiển thị ngày theo từng ô.
    + Week : Xem tất cả cá ngày trong tuần, hiển thị ngày theo từng ô.
    + Day : Hiển thị danh sách các giờ trong ngày bạn chọn​
    • Create a New: Tạo mới các hoạt động trong ngày mà bạn đã chọn
     
    Bin Tran likes this.
  2. Loading...

    Similar Threads Forum Date
    Working with Activities in Microsoft Dynamics CRM (1) Microsoft Dynamics 365 Jan 7, 2015
    Net Working Capital Quản trị doanh nghiệp Sep 13, 2017
    Working Capital Ratio Quản trị doanh nghiệp Sep 13, 2017
    Start working with Dynamics CRM Microsoft Dynamics 365 Jul 11, 2014
    Working with Timeline View in Microsoft Project 2013 Microsoft Dynamics 365 May 30, 2014

Share This Page